6 Ideje in nasveti za organizacijo domačih pisarn

Če delate od doma, je nujno, da zaščitite svoj delovni prostor in svoje podjetje z razvojem načrta za upravljanje pisarne. Ne glede na to, ali gre za ergonomsko pravilno pohištvo za domačo pisarno ali razvoj rezervnega načrta v primeru okvar računalnika in interneta, bo dobro upravljanje domačih pisarn vzpostavilo vašo profesionalnost in povečalo vaš dobiček.

Nasveti za upravljanje domače pisarne

1. Vzpostavite ločen delovni prostor

Pametno je ustvariti občutek ločenosti v domači pisarni, tudi če je vaš delovni prostor del druge sobe ali v kotu vaše kleti. Čeprav dejansko ločena soba dejansko ni vedno mogoča, se potrudite, da v svojem domu določite mesto, ki bo vaš "pisarniški prostor." Če za pisarno nimate zidov ali predelnih sten, lahko ustvarite miselne meje tako, da svoje delovne dejavnosti (vključno s telefonskimi pogovori in odgovorom na e-pošto) omejite na to lokacijo.

Obstajajo številni razlogi, zakaj je posebno poseganje v neko hišo kot samo delo pomembno:

• Jasno opredeljen prostor za domače pisarne določa meje tako za vas kot za člane gospodinjstva. Otroci, sostanovalci, zakonci in partnerji se bodo naučili spoštovati vašo potrebo po koncentraciji na svoje delo, če bodo lažje prepoznali, ko delate in če niso na voljo za reševanje osebnih ali družinskih vprašanj.
• Zmanjša tveganje, da bi se v ostalem domu izgubili dokumenti in oprema, povezani z delom.
• Pomaga vam vzpostaviti strokovno prisotnost pri srečanju s strankami.
• Če nameravate vzeti davčni odtegljaj v matični pisarni, se je lažje zagovarjati pred revizijo, če lahko pokažete, da vaše delo poteka na območju vašega doma, ki se uporablja izključno za delo.

2. Pojdi s svojim pisarniškim materialom in pohištvom

Starinska pisalna miza in stoli vaše babice bodo morda videti čudovito, a verjetno je to ergonomska in organizacijska nočna mora. Poskrbite, da imate v domači pisarni udoben pisarniški stol in dobro oblikovano računalniško mizo, s katero se boste zaščitili pred obremenitvijo telesa in zmanjšali nered.

Teh kosov vam ni treba kupovati na novo - oglejte si Craigslist, če želite poiskati posameznike in podjetja, ki prodajajo staro pisarniško pohištvo. Druga možnost je, da poiščete, če imate v bližini kakšne prodajalne pisarniškega pohištva, ki se ukvarjajo z rabljenim pohištvom - nekatere bi jih lahko celo dostavile. Ne pozabite, da bodo prodajalci prodajali svoje napeljave, pisarniško pohištvo in celo pisarniške stroje (kot so računalniki in tiskalniki), medtem ko poskušate likvidirati svoj zalog..

3. Vzpostavite ločene račune e-pošte in telefona

Ko gre za komunikacijo, se je najbolje izogniti mešanju poslov z veseljem. Nočete, da se vaši otroci odzovejo na klic stranke in nočete tvegati, da bi stranko vključili v množično e-poštno sporočilo, ki vsebuje najnovejše meme lolcats. Prav tako je enostavno spregledati ali zamuditi e-poštna sporočila in sporočila strank, če pridejo v vaše osebne nabiralnike in račune.

Če se ne želite ukvarjati z ločeno telefonsko linijo, lahko še vedno dobite namensko številko, ki se poveže z govornim poštnim nabiralnikom, kar vam omogoča sprejemanje sporočil odjemalcev in potencialnih, da jih boste lahko v prostem času poklicali nazaj..

4. Izkoristite storitve domačih pisarn

Oglejte si pisarniške / poslovne storitve, ki jih ponujajo lokalne kopirne trgovine, pa tudi korporativne verige, kot sta FedEx Office ali UPS Store v vaši bližini. Mnogi od teh krajev svoje storitve usmerjajo na lastnike majhnih in domačih podjetij, ki nimajo prostora za pošto ali si ne morejo privoščiti najema podpornega osebja.

Storitve se razlikujejo glede na lokacijo, vendar poleg tega, da ponujajo storitve kopiranja, zasebne nabiralnike in pošiljanje paketov, lahko te trgovine v vašem imenu sprejemajo tudi pakete (kar je pomembno, če dobite veliko dobav) in kupcem celo nudijo brezplačno in nizko ceno -stroškovni dostop do računalnika.

5. Naredite rezervne načrte

Nihče noče razmišljati o dogodkih, ki bi lahko iztrebili njihovo poslovanje, toda če ste lastnik majhnega podjetja, je pomembno, da to storite. Če ne prepoznate groženj svojemu podjetju, se boste morali pomujati, ko stvari ne bodo potekale po načrtih.

Od naravnih nesreč do dolgotrajnih bolezni lahko sprememba okoliščin pri vašem podjetju konča konec, če ne boste mogli še naprej delati. Celo kratkoročna težava, na primer izpad električne energije ali napaka v računalniku, lahko škoduje vašemu podjetju, če ne morete izpolniti strankinega roka ali učinkovito obdelati naročil..

Načrtovanje večjih prireditev
Naravne katastrofe, terorizem, državljanski nemiri ali izbruhi bolezni imajo lahko uničujoč učinek na velika in majhna podjetja, in celo najbolje zastavljeni načrti lahko otežijo, da bi lastniki posameznih podjetij spet sami začeli poslovati. Ameriška administracija za mala podjetja na svojem spletnem mestu ponuja obsežne informacije o načrtovanju poslovnih nesreč, skupaj z informacijami o vladnih programih, ki lahko pomagajo lastnikom podjetij, da ponovno vzpostavijo poslovanje, potem ko večji dogodek povzroči motnje v skupnosti.

Načrtovanje nepričakovanih
Nevarnosti, ki vam lahko onemogočijo delo, so okvare elektrike in naprav, odpovedi opreme, bolezni, poškodbe in nujne primere v družini. Medtem ko so nekatere od teh okoliščin neizogibne, tvegate izgubo strank in strank, če ne morete pravočasno izpolnjevati rokov, pošiljati izdelkov ali preprosto zagotoviti običajne ravni storitve.

Tu je nekaj idej za upravljanje običajnih scenarijev:

• Določite kraje za dostop do spleta. Oglejte si svojo okolico za kraje, ki ponujajo WiFi in strankam omogočajo uporabo storitve za daljše časovno obdobje. Kavarne, kopirnice, ladijske trgovine in javne knjižnice so potencialni kraji za iskanje WiFi. Domovi prijateljev in družine so lahko tudi dobra mesta za spletno povezavo - le ne pozabite poklicati in vprašati, preden pridete mimo! Identificirajte več delovnih mest, prijaznih do dela, in si zapišite njihove delovne ure, da ne boste izgubljali časa od mesta do kraja, ko se bo internet zmanjšal.
• Poglejte v širokopasovno omrežje Pay-As-You-Go. Z USB modemom in širokopasovno plačljivo različico boste lahko ostali doma, če se ustavi redna internetna storitev.
• Rezervna tehnologija. Čeprav je dobro, da hranite varnostne kopije datotek in projektov, bi morali imeti na voljo tudi nekaj varnostnih kopij, če računalnik deluje na fritz. Najlažji način za to je, da kupite poceni prenosni računalnik ali prenosni računalnik, ki ga lahko uporabite, če se vaš osnovni računalnik zmanjša. Medtem ko lahko namesto tega držite pri roki starejši namizni model, ta ni prenosljiv ali poln, zato je neuporaben, če imate hkrati napako računalnika. Lahko pogledate tudi varnostne storitve, kot so Backblaze in Mozy.
• Kupite neprekinjeni vir napajanja (UPS). UPS lahko zaščiti vaš računalnik pred prenapetostjo in vam omogoči dovolj časa za izklop vašega namiznega sistema - pa tudi strankam pošlje hiter e-poštni naslov, da jim sporoči, da boste nekaj časa brez napajanja. V Amazonu lahko najdete neprekinjene vire energije za 50 dolarjev.
• Hranite kopijo pomembnih informacij. Dobro je imeti na papirju kopijo kontaktnih podatkov vaše stranke, da boste lahko ostali v stiku z njimi, tudi če ne morete dostopati do interneta ali računalniških datotek..

6. Vedite, kdaj je čas, da se premaknete v nov prostor

Čeprav je veliko ljudi sposobnih uspešno voditi domače podjetje, boste morda sčasoma prišli do točke, ko ne bi bilo več praktično delati od doma, vsaj za polni delovni čas. Morda se morate redno srečevati s strankami, shranjevati veliko zalog ali delati v okolju z manj motenj.

Razmislite o prostorih za sodelovanje, ki vam omogočajo najem mize v skupnem pisarniškem prostoru, če si ne morete privoščiti ali ne potrebujete popolne pisarne. Številni prostori za sodelovanje vam omogočajo najem prostora glede na vaše potrebe, zato vam ne bo treba zavezovati pogodbe za polni delovni čas, če vse, kar potrebujete, nekajkrat mesečno srečujete s strankami. Druga možnost je izmenjava pisarn, s katero lahko skupaj z drugim najemnikom pisarne ali lastnikom delite pisarniške stroške.

Končna beseda

Izzivi dela od doma in nagrade lahko ostanejo v ravnovesju, ko vzpostavite domačo pisarno, ki dobro deluje. Upoštevajte, da nobena pisarna ne deluje sama. Sprejemanje dobrih odločitev in samodisciplina vam bosta omogočila nemoten potek poslovanja na dolgi poti.

Navedite nekaj najboljših nasvetov za učinkovito delovanje domačega urada ali delovnega prostora?