7 Prednosti spletnega klepeta za podporo strankam v živo - prihranite čas, denar in poslabšanje

Obstaja le toliko načinov, kako stopiti v stik s podjetjem in vsako ima resne pomanjkljivosti. Ko poskusite s telefonskim klicem, tvegate porabo dragocenega časa za navigacijo po telefonskih drevesih in čakanje na čakanju, samo če poskusite razložiti težavo nekomu, ki morda ne razume vaše težave, morda ne pozna natančnejših točk angleščine ali pa morda ne bo mogel pomagati. Ko preizkusite e-pošto, boste morda morali počakati dneve, da boste prejeli pismo z obrazcem, ki niti ne reši vaše težave. Uporaba telefaksa ali pošiljanje pisma samo poveča možnosti nezadovoljivega ali nepravočasnega odgovora.

Najnovejša novost v storitvah za stranke je spletna klepet. Za razliko od prejšnjih "napredkov" v tehnologiji storitev za stranke, kot so telefonska drevesa, sistemi za prepoznavanje glasu in mednarodni klicni centri, imajo spletne sestanke klepeta ogromen potencial za resnično izboljšanje kakovosti prejete storitve. Razmislite o teh sedmih načinih uporabe klepeta v svojo korist.

1. Pridobite ga pri pisanju
Kolikokrat vam je predstavnik službe za stranke ponudil ponudbo po telefonu, ki se ni nikoli uresničila? V preteklosti bi imeli samo svojo besedo proti njihovi. Seveda, pogovor "je bil morda posnet za zagotavljanje kakovosti", vendar moram še naletiti na podjetje, ki ga bo predvajalo, da potrdi vašo trditev.

Ko komunicirate prek spletnega klepeta, lahko sejo enostavno kopirate, prilepite in shranite za kasnejšo uporabo. Večina podjetij vam celo samodejno pošlje prepis. Pred kratkim sem po predstavitvi prepisa klepeta, v katerem mi je predstavnik obljubil popust v višini 100 USD, pred kratkim prejel dobropis v višini 100 USD. Medtem ko je podjetje kasneje poskušalo trditi, da moj nakup ni bil upravičen, sem pisno napisal besedo njihovega zastopnika, da bom dobil popust, tako da niso imeli druge izbire, kot da mi ponudijo dobropis.

2. Prosite za odškodnino, umirjeno in zaupno
Vedno se trudim doseči najugodnejše rezultate storitev za stranke, hkrati pa poskušam biti vljuden in profesionalen hkrati. Če imam težave kot stranka, si lahko samo predstavljam, kako hudo mora biti zaposlenim v tem podjetju. Ko klepetam prek spleta, je toliko lažje izraziti svoje nezadovoljstvo, ne da bi se razburil. Ne srečujem se z skušnjavo, da bi med komunikacijo po besedilu povzdignil glas ali postal pretirano čustven. Prav tako se mi zdi veliko manj sramotno, ko gre za prosilo za nadomestilo od zastopnika za pomoč strankam. Vse, kar moram storiti, je, da napišem: "Nisem zadovoljen in rad bi prejel odškodnino." Kadarkoli sem to storil, so rezultati presegli moja pričakovanja.

3. Jasno komunicirajte
Če poskušate vzpostaviti stik z velikim podjetjem, boste hitro izkusili globalno naravo našega gospodarstva. Nič nimam proti nikomur, v tej ali drugi državi, ki ne govori angleško z istim naglasom kot jaz. Ampak natančno komunikacija, še posebej, ko gre za reševanje sporov, je po telefonu nemogoča, če govorite z nekom z veliko drugačnim naglasom ali brez dobrega telefonskega etiketa. V spletni klepetalnici se poudarki in kakovost glasnosti nikoli ne zaskrbijo. Prav tako lahko razrežem in prilepim dolge številke naročil, sledilne številke in potrditvene kode, ne da bi skrbel, da se predstavnik stranke in jaz ne slišiva pravilno, ko gre za črke in številke. Prihranimo čas, saj se ne ponavljamo in popravljamo.

4. Govorite za nekoga drugega
Obstaja veliko razlogov, da boste morda morali pomagati nekomu drugemu pri njihovih težavah s službo za stranke, vendar morda ne boste želeli, da bi jih dejansko zahtevali po telefonu ali osebno. Na primer, moja žena in jaz pogosto postavljamo prošnje za pomoč strankam drug za drugega. Še pogosteje bomo staršem pomagali pri težavah z računalnikom in tehnologijo, saj bolje razumemo jezik in težave. Ne varamo sistema, toda ne morem se po telefonu predstavljati kot žena. Ko sodelujete v spletnem klepetu, si zlahka predstavljate družinskega člana, ne da bi se počutili, kot da lažete.

5. Prihranite čas
Seje za klepet s strankami vam prihranijo čas na več načinov. Ko začnete sejo klepeta, se boste le redko znašli tako dolgo, ko bi lahko klicali. Medtem ko je trajanje seje klepeta lahko daljše od običajnega telefonskega klica, je vaš čas, ki ste ga preživeli v interakciji s podjetjem, le del časa, ki ste ga porabili za telefon. Medtem ko poskušam rešiti težavo prek spleta, se lahko pogovarjam po telefonu, dokončam druge naloge ali celo vodim sočasne klepete z drugimi podjetji. Med čakanjem na odzive na klepet se mi zdi veliko bolj produktivno kot med čakanjem na telefon.

6. Zmanjšajte ponavljanje
Kako pogosto ste se pri različnih predstavnikih telefona ponovno vpisali in ponavljali številko svojega računa, številko socialnega zavarovanja ali naravo svojega položaja? Ali naj sistem ne pokaže vaše številke, ko jo prejme, in ali to ni že osnovno vprašanje? Ker so seje klepeta enostavne različice besedila v pogovoru, ki jih je mogoče deliti, si lahko drugi predstavniki datoteko in vpogled v zgodovino ogledajo, preden se vam pridružijo v pogovoru. Ko boste zahtevali, da govorite z nadrejenim, vam ni treba ponovno preučevati celotne izkušnje. Od vse je zapisano, prav tako boste morali paziti, da boste gledali svoj jezik in ohranili mirno vedenje in videli boste prednosti boljše, hitrejše storitve.

7. Ohranjajte zasebnost
Večina ljudi, ki jih poznam, nima razkošja delati v pisarni z vrati. V teh dneh celo visoko kompenzirani zaposleni delajo v kabinah, obkroženih z desetinami sodelavcev. Jaz sem zasebna oseba in mi ni všeč, da bi lahko prenašala vse podrobnosti mojega osebnega življenja in financ z vsemi, za katere se slučajno sliši. Izogibam se objavi in ​​ponavljanju številk svojih računov, da bi jih vsi slišali. Ni varno in ni zelo vljudno. Pri spletnem klepetu so moji pritiski tipke ves hrup, ki ga slišim, in vsakdo lahko sliši.

Končna beseda

Kot stranka zahtevam najboljše in nestrpna sem rešiti težave, ko jih imam. Tehnično podporo poiščem tudi pri proizvajalcih, če katera koli od mojih naprav ne deluje pravilno. Da dosežem najboljše rezultate, moram veliko časa nameniti delu s predstavniki službe za stranke in servisnimi tehniki. Dokler si ne morem privoščiti, da bi nekomu plačal, da se ukvarja z mano, bi moral biti pameten glede časa in energije, ki jo porabim za iskanje pomoči. Klepet se je izkazal kot moja najučinkovitejša možnost in mi prinaša najboljše rezultate, hkrati pa ohranjam svoj čas, denar in zasebnost.

Kaj pa ti? Ali raje klepetate s službo za stranke ali imate grozno izkušnjo, ki vas je izključila?