13 načinov za zmanjšanje upravnih splošnih stroškov v vašem podjetju
Ugotovitev, kako zmanjšati ali odpraviti posebne upravne stroške, je bistvenega pomena za dobičkonosnost in dolgoročni uspeh vašega podjetja. Zmanjšanje teh stroškov bo zmanjšalo prihodek, potreben za doseganje enakomernega učinka ali ustvarjanje dobička, zagotovilo večjo prilagodljivost dolgoročne strategije določanja cen in izboljšanje denarnega toka.
Kako zmanjšati upravne stroške
1. Ne kupujte - najemite
Odločitev o lastništvu ali najemu nepremičnine na splošno temelji na vašem obsegu poslovanja. Lastništvo ali dolgoročni najemi povečajo vaše fiksne stroške in finančno izpostavljenost. Medtem ko mesečne najemne pogodbe kratkoročno stanejo nekoliko več, možnost odpovedi pogodbe in premestitve na primernejši prostor dolgoročno prihrani denar in odgovornost. Na nihajočem trgu bi bila pametnejša odločitev, da omejite svojo finančno izpostavljenost in prihranite svoj denar za tisti čas, ko boste bolj zadovoljni s tržnimi priložnostmi in naložbo, ki bo ustrezala vašim kriterijem.
2. Omejite potne stroške in stroške zabave
Odnosi s strankami so vedno pomembni in nikoli ne smejo biti ogroženi. Vendar vrednost srečanj iz oči v oči ni funkcija razkošnih daril in dragih večerov v luksuznih restavracijah. Vzpostaviti razvedrilno politiko, ki ustreza gospodarstvu; vaše stranke in potencialni kupci bodo razumeli, saj njihovo podjetje verjetno izvaja podobne politike.
3. Telekomunikacija
Tehnologija učinkovito zmanjšuje razdaljo, zato ni treba zahtevati, da so upravni ljudje ali specialisti fizično locirani skupaj. Zaposleni, ki delajo od doma ali v mesečnih začasnih prostorih, zmanjšajo ali odpravijo visoke stroške pisarniškega prostora, pa tudi povpraševanje po podpornih storitvah. V mnogih primerih bodo zaposleni z možnostjo daljnega komuniciranja vzeli manj plače zaradi svobode in pomanjkanja stroškov dela.
4. Podnajemna pisarna in dvorišče
Če imate odvečen prostor, ki ga ne boste uporabljali leto ali več, raziščite podnajem. Kot najemodajalec boste še naprej nadzirali prostore in dejavnosti, ki se izvajajo v prostoru, in boste imeli dodaten dohodek za poravnavo stroškov lastnih objektov.
Preden se dogovorite za podnajem, morate biti prepričani, da prostora med trajanjem sporazuma ne boste potrebovali. V pogodbo vključite jezik za predčasno odpoved, če bo to potrebno. Vaša sposobnost ponovnega zasedanja prostora zagotavlja največjo fleksibilnost in se lahko odraža v sporazumu tako, da zniža najemnino najemnika med trajanjem pogodbe ali plača kazen, če odpoved postane potrebna.
5. Dolg refinanciranja
Trenutno so obrestne mere nenavadno nizke. Če imate dolgoročno dolg do opreme, strojev ali nepremičnin, je zdaj čas, da se refinancirate s ciljem, da v kratkem času čim bolj zmanjšate plačila. V težkih časih je denar gotov, zato si želite, da bi bili v nujnih primerih čim bolj blizu.
6. Odpravite naročnine in članstva
Sčasoma veliko podjetij doda svoje naročnine in članstvo zaradi svoje panoge in majhnih stroškov, povezanih s posamezno pripadnostjo. Ti stroški se lahko hitro nakopičijo in ostanejo neopaženi, saj se pogosto pojavljajo v različnih načrtih in poročilih o stroških.
Preglejte vse svoje družbene, bratske in poslovne pripadnosti, da zagotovite, da so potrebne in redno prispevajte k dobičkonosnemu poslovanju vašega podjetja. Odpravite tiste, ki ne.
7. Zmanjšajte potne stroške
Kadar je mogoče, odpravite potovanja, potovanja pa nadomestite s telefonskimi klici, e-poštnimi sporočili in video sestanki. Če morate leteti, načrtujte vnaprej, da se izognete visokim stroškom "nenadnega" potovanja. Povečajte pregled svojih stroškovnih računov, da boste osebju poslali jasno sporočilo, da so stroški pomembni.
Ko potujete, bivajte v poslovnih hotelih in ne v luksuznih hotelih, saj so ti pogosto polovico stroškov objekta s štirimi zvezdicami. Vsi, ki potujete, bi morali biti člani skupine afinitet, ki jo sponzorira ta hotel, da bi pridobili popuste in brezplačne noči.
Poleg tega se najem avtomobila osredotočite na enega samega dobavitelja, s katerim ste se dogovarjali o ugodni ceni - navedite standardne modele, razen v odobrenih primerih. Če bivate v večjem mestu, razmislite o uporabi taksijev namesto najema avtomobila. Ukinite zasebne storitve limuzine, razen če so primerljive s cenami taksijev.
8. Odstranite papir
Upravljanje s papirjem je zamudno in drago. Za razvrščanje, arhiviranje in iskanje datotek je potreben tajniški / pisarniški čas in prostor. Kupite optični bralnik in digitalizirajte vse pomembne papirje in jih hranite v dobro urejenih elektronskih datotekah, da prihranite prostor in administrativne stroške. Knjige in zapisi vašega podjetja so ključni za vaše nadaljnje delovanje, zato je pomembno, da ohranite in zaščitite kopije elektronskih datotek v vašem objektu in na oddaljeni lokaciji.
Ni treba posebej poudarjati, da je treba datoteke varnostno kopirati vsak dan, zlasti datoteke, ki zadevajo identifikacijo vaših strank, finančne evidence ali kontaktne podatke.
9. Delite stroške trženja
Določite izdelke ali storitve, ki dopolnjujejo vaš izdelek. Nato se obrnite na podjetje, ki izdelke ponuja in se dogovorite za sporazum o medsebojnem trženju. Na primer, pogodbeni izvajalec bazenov se lahko dogovori za skupno trženje z dobaviteljem pohištva na prostem ali pa bi več etničnih restavracij lahko promoviralo "mednarodno izkušnjo s hrano", ki predstavlja vsako restavracijo ob drugi noči. Ta strategija razširja vaše tržne napore, ne da bi pri tem nastali stroški, ki bi bili običajno povezani z dodajanjem novih prodajalcev ali oglaševanja.
10. Vzdrževajte opremo v hiši
Če so popravila in vzdrževanje pomembni stroški pri vaših operacijah, razmislite o najemu mehanika ali specialista in popravilo prinesite v svoje podjetje. Na voljo boste imeli boljšo, redno vzdrževano opremo, ki vam bo morda omogočala, da se izognete dragim zamenjavam do pozneje.
11. Uporabite letalske milje za potovanja, hotele in avtomobile
Če vi ali vaši zaposleni redno letite, se usmerite na eno letalsko družbo z dobrim programom nagrajevanja potovanj za uporabo v podjetju. Prijavite se tudi za eno najboljših kreditnih kartic za mala podjetja in ko se točke ali kilometri naberejo, uporabite nagrade za poslovanje podjetja.
12. Spremljajte orodja in potrebščine
Potrošni material je nevidno sredstvo, ki ga pogosto spregledamo. Ker noben predmet sam po sebi ni drag, jih zaposleni pogosto zamudijo, pustijo ali odnesejo domov za osebno uporabo.
Uvedite politiko potrošnega materiala - pisarniški material naj bo na varnem, na voljo samo prek imenovanega zaposlenega. Če imate obrat, v katerem uporabljate ročno orodje ali druge dragocene potrošne materiale, sprožite podoben pravilnik. Posameznikom dodelite orodja z zahtevo, da so osebno odgovorni za stroške orodja, če je izgubljeno ali manjkalo.
13. Uporabite internet
Vsi, ki sodelujejo pri nakupu materialov ali blaga, bi morali imeti dostop do interneta in vedeti, kako iskati podatke po določenih predmetih. Določite najvišji strošek za izdelek s pravilnikom, ki od vsakega, ki kupuje izdelke, ki presegajo to vrednost, zahteva uporabo interneta za identifikacijo potencialnih dobaviteljev in najnižjih stroškov.
Končna beseda
Zmanjšanje administrativnih stroškov zahteva sodelovanje in sodelovanje vaših zaposlenih. Ko začnete z vadbo, spodbujajte njihovo sodelovanje in ideje in jih obveščajte o rezultatih.
Poslovni svetovalci se na splošno strinjajo, da večina podjetij lahko zmanjša upravne stroške do 10%, ne da bi to vplivalo na njihovo učinkovitost. Medtem ko izvajate strategije za zmanjšanje stroškov poslovanja, spremljajte njihove učinke, da zagotovite, da na odnose s strankami ne bodo negativno vplivali, niti da se na znižanju stroškov na ne-upravnih območjih ne bodo vplivali. Ko so spremembe v upravnem poslovanju zaključene, prehod faze „zniževanja stroškov“ v fazo „obvladovanja stroškov“ prehodite tako, da zagotovite, da se izboljšave vključijo v vsakodnevno poslovanje podjetja.
Katere druge načine lahko predlagate za znižanje upravnih stroškov?
