10 nasvetov za razvoj učinkovitih komunikacijskih veščin na delovnem mestu

Mladi asistent, ki je valil med zamero in brezupom, se ni znal odzvati na tristranski opomnik, v katerem je naveden neuspeh po neuspešnih nalogah in pričakovanja, ki jih skupina ni izpolnila. Zapisnik se je zaključil z grožnjo, da se bodo "stvari morale spremeniti ali drugače" in da on, poslovodja, ni več skrbel za posameznike zaradi njihovih pomanjkljivosti. Moj prijatelj, razpet med tem, ko je odstopil od tega, kar je menil, da je nepošteno oceno, ali pa se je zadrževal, ko bo nadaljnje napredovanje morda odloženo ali nemogoče, me je vprašal: »Kaj naj storim? Prenehajte ali ostanite tam v upanju, da me ne bodo odpustili? "

Komunikacija, usmerjena v rezultate, na delovnem mestu

Vse komunikacije imajo rezultat. Toda, ali je bil rezultat v tem primeru tisti, ki si ga je želel upravnik, ki je zapisnik napisal? Poslovni odnosi, zlasti tisti med nadrejenimi in podrejenimi, so pogosto slabi zaradi slabe komunikacije, pomanjkanja ali napačne interpretacije dejstev, pritiska na okolje in medsebojne zavezanosti uspehu. Tako kot v športu in politiki je tudi veliko poslovnih napak nesporno. Mole hribi postanejo gore, napake pa postanejo katastrofe zaradi čustev in pretiravanja.

Raziskave so dokazale, da čustva pogosto izpodrivajo intelekt, kar je posledica, da se je bilo treba boriti ali bežati pred eoni, ko so zveri pojedle ljudi, ki so se počasi odločali, ali so nevarni. Na srečo večina podjetij nima okolja "ubiti ali biti ubit" - vendar smo še vedno pogojeni, da na to reagiramo.

V tem primeru je prizadevanje managerja, da motivira svoje zaposlene, zaviralno. Čeprav so bili v videzu in operacijah trgovine očitne pomanjkljivosti, ki jih je bilo treba odpraviti, je bil rezultat memoranduma usmeriti pozornost na osebnosti, ne na uspešnost. Medtem ko je bil dopis kratkoročno nedvomno katarzičen za vodjo, je bil dolgoročni vpliv izguba zaupanja v njegovo sposobnost vodenja, povečanje vsakodnevnih napetosti med poslovodjo in drugimi zaposlenimi ter verjetnost velike izgube bodočih potencialnih upravljavcev in njihovega nabranega institucionalnega znanja. Kako bi lahko upravnik situacijo obravnaval drugače?

Učinkovito komuniciranje: Manager

Vodja lahko naredi več stvari, da izboljša svoje komunikacijske sposobnosti:

1. Razmislite o situaciji, preden ukrepate
Naša čustva nas vabijo k hitrim odločitvam na podlagi površinskih dokazov, ki morda ne odražajo resnične narave problema. Direktor je domneval, da je bil slab izgled trgovine posledica pomanjkanja truda ali pozornosti zaposlenih. Ni upošteval, da je bilo več delavcev zaradi finančnih razmer ukinjenih, medtem ko je obseg dela ostal enak. Vsak pomočnik vodje je bil odgovoren za več področij z manj ljudmi, ki so ga lahko opravili.

Poleg tega je bil od vsakega pomočnika potreben znižanje plačila zaradi izgube velikega kupca, vsak pa je bil zaskrbljen, ker bi izguba kupcev upočasnila lastno napredovanje do vodje trgovine. Njihov trud je, čeprav ni bil namenjen, verjetno pretrpel zaradi lastnih skrbi.

2. Zberite in potrdite informacije, preden sprejmete odločitev
Navadno simptome zamenjamo z boleznijo in posledično zdravimo simptom, ne pa osnovne bolezni. Tehnologija nam omogoča zajemanje ogromnih količin podatkov in rezanje ter nabiranje kock, da se prikažejo, kakorkoli želimo. Toda podatki predstavljajo problem, ne pa same težave. Če bi opazovali delo pomočnikov ter govorili in jih poslušali o vidikih njihovega dela, bi lahko privedli do drugačnega zaključka kot tisti, ki ga je dosegel vodja.

3. Osredotočite se na težave, ne na osebnosti
Menedžerjevo obvestilo je napadlo lik vsakega pomočnika z namigovanjem, da so leni, zapuščeni ali so ga izdali. Posledice so okrepile čustveni kontekst memo in zasenčile njeno dejansko vsebino in namen.

Pomočniki so v odgovor reagirali s čustvi, ne da bi prenehali preučiti veljavnost dejstev ali poskušali upravitelju dati kakršne koli razlage. Kadar koli se ukvarjate s kakršno koli težavo, ki bi lahko imela čustveno vsebino, bi moralo veljati "Pravilo 24 ur": Ne pošiljajte nobenega e-poštnega sporočila, sporočila, pisma, opomb ali poročanja drugim, dokler ne boste imeli dneva, da razmislite o tem vsebino in prepričani, da sporoča dejstva in ton, ki ga želite.

4. Upravljajte posameznike in ne skupine
Opomba upravitelja je bila namenjena vsem in nikomur. Pomanjkanje specifičnosti je vsakemu prejemniku omogočilo, da se je izognil osebni odgovornosti, saj je vsak začutil, da je njegov trud izpolnil pričakovanja. Posledično dopis ni uspel doseči želenega rezultata in je poslabšal že tako občutljivo delovno okolje. Skupinsko komuniciranje je kot nalašč za zagotavljanje splošnih informacij, izobraževanja in pohvale; vendar jih ne bi smeli uporabljati za individualno režijo ali kritiko. Ne pozabite, v javnosti se hvalite in zasebno kritizirajte.

5. Spoznajte podrejene iz oči v oči
Pomen in namena napisanih besed brez konteksta fizične prisotnosti je pogosto napačno razumljena in lahko privede do zmede in konflikta. Ne morete nadomestiti pogleda nekoga v oči in videti njihovega odziva na vaš pogovor, da bi razjasnili vsebino in zagotovili razumevanje in dogovor.

Menedžerji se pogosto skrivajo za beležkami in zapiski, kot da so njihovi podrejeni roboti, ki jih je treba premakniti na svoje mesto in jih programirati. Vendar uspešni voditelji iščejo osebno zavezo in gradijo mostove zaupanja, medsebojnega spoštovanja in skupnih izkušenj. Bodite fizično na voljo in "hodite na sprehod" ter svojim ljudem sporočite, da ste z njimi skozi dobro in slabo.

6. Naloge dodelite neposredno in jasno
Ljudje najbolje delujejo, ko vedo, kaj se od njih pričakuje. Dobri menedžerji cilje in ukrepe prepoznajo na preprost, razumljiv način, nedvoumno dodelijo odgovornost in potrdijo, da informacije razumejo tisti, na katere so usmerjeni. Dobri menedžerji spremljajo in dajejo korektivne prispevke za zagotovitev, da je vsak od njegovih podrejenih na isti strani in si prizadeva za doseganje istega cilja.

Menedžerji se morajo vedno spomniti, da noben zaposleni ne prevzame dela s pričakovanjem, da ga bodo v službi spregledali, prezrli ali nepomembni. Zaposleni si želijo, da bi bili vrstniki všeč in spoštovani in ponosni na delodajalca. Izziv vodstva je, da ohrani in še naprej razvija to navdušenje in zavzetost zaposlenih, tudi v času stresa.

Napake so del naraščanja, pomanjkanje in odpravljanje tečaja pa sta redna dogajanja v poslu in življenju. Odgovarjanje s podrejenimi na način, ki bi ga želeli obravnavati v podobni situaciji, je najboljši potek, ki ga lahko sprejme vsak vodja.

Učinkovito komuniciranje: zaposleni

Tudi moj prijatelj, pomočnik vodje, se je lahko naučil tega dogodka. Njegova reakcija je, čeprav razumljiva, po nepotrebnem poslabšala položaj. Posledično je on in drugi pomočniki trpel zaradi neuporabnih skrbi in zapravljal čas in trud, da bi se med seboj dogovarjal o zaznani krivici, ki so jo doživeli. Ta čas in energijo bi lahko bolje porabili za reševanje težav v trgovini in izboljšanje storitev za stranke. Medtem ko niti on niti ostali pomočniki niso mogli vplivati ​​na občutke upravitelja, ki so privedli do obvestila, je bil njihov odziv nanj v pristojnosti.

Če ste postavljeni v podobno situacijo, morate:

1. Nikoli ne personalizirajte kritike
Ne glede na to, ali kritizirate ali prejemate kritike, mora temeljiti na opazovanih dejanjih in rezultatih, ne pa na nameri. Nemogoče je poznati motivacije za katero koli aktivnost, le fizična dejanja in izid aktivnosti. Posledično je treba kritiko dati in sprejeti nerazumno, upoštevati njeno veljavnost in ustreznost ter jo izvajati, kadar je ukrepanje upravičeno.

Z drugimi besedami, ne bodite preveč občutljivi ali obrambni, ko prejmete povratne informacije. Upoštevajte prejete informacije tako, da so namenjene drugačnemu rezultatu in ne osebnemu napadu.

2. Razumevanje stanja
V tem primeru je bil vzrok za kritiko fizično stanje in izgled trgovine. V drugih časih je konstruktivna kritika del rednega pregleda uspešnosti zaposlenih, ki je zasnovan tako, da obema stranema posreduje povratne informacije. Izkoristite obe priložnosti, da zgradite svoj odnos in pridobite informacije. Uporabite pregled kot priložnost za sprejemanje in podajanje informacij, ki bi jih sicer lahko zamudili.

3. Bodite razumevajoči
Kadar koli prejmete tisto, za kar menite, da je neupravičen osebni napad ali kritika, prepoznajte vir in njihove okoliščine, preden skočite do zaključka. Ljudje imajo na žalost slabe dneve in pogosto se odzovejo z napadom na druge zaradi malo ali nič razloga. Ko so glave hladnejše in so pritiski manjši, se obrnite na napadalca, če želite izvedeti več o težavi in ​​o tem, kako ste lahko del rešitve. Morda boste odkrili, da je bila spodbuda za napad pretirana reakcija pošiljateljevega dela ali ni imela nobene zveze z vami ali vašim delom..

4. Naučite se napak
Ne glede na stopnjo vaše kariere se lahko še naprej učite. V svojem delovnem življenju boste delali za nadrejene z različnimi zmožnostmi in talentom. Nekatere si boste zapomnili po njihovem odličnem vodstvu, druge pa si boste zapomnili, ker so bili tako slabi menedžerji. Tudi slednje vas lahko nekaj nauči.

V tem primeru se je moj prijatelj naučil, kako se počuti, ko so ga neupravičeno obtožili slabega delovanja. Upajmo, da se bo spomnil svojih občutkov, preden bo delal enake napake z ljudmi, ki mu poročajo trenutno ali v prihodnosti. Včasih so slabi primeri učinkovitejši od dobrih.

Končna beseda

Upravljanje in vodenje sta naučena veščina. Učinkoviti menedžerji imajo izkušnje na obeh straneh spektra, sprejemajo navodila in jih dajejo. In uspeh podjetja je neposredno povezan s spretnostjo njegovih managerjev in njihovo sposobnostjo vodenja zaposlenih skozi težke in preizkusne čase.

Z analizo in premišljenostjo pri komunikaciji s svojimi podrejenimi in nadrejenimi se lahko bolje naučite voditi v katerem koli položaju. Na ta način ne boste samo zagotovili svojih prihodnjih možnosti za dvig uvrstitev v svojem podjetju, ampak boste ustvarili tudi bolj produktivno in boljše delovno okolje zase in za svoje sodelavce.

Katere druge učinkovite nasvete za komunikacijo lahko predlagate?