14 nasvetov za povečanje produktivnosti in preprečevanje motenj pri delu doma
Zadnjih osem let delam od doma. In čeprav mi to zdaj zagotovo ustreza, je bilo zgodaj veliko bolečin. Nekoč sem se zaklenil v kopalnico, da sem lahko s stranko neprekinjeno opravil konferenčni klic - ni ravno vzor strokovnosti. Če pa si vzamete čas, da se doma pripravite na delo in ustvarite vzdušje, ki bo pripomoglo k strokovnosti in produktivnosti, je uspešna kariera več kot mogoča.
Nasveti za produktivnost za delo doma
Ostati na delovnem mestu v delovnem prostoru, ki vključuje otroke, takojšen dostop do socialnih omrežij in neskončno število motenj je lahko težko. Tu je nekaj nasvetov in trikov, ki sem jih izbrala po skoraj desetletju dela od doma.
1. Ustvarite namenski pisarniški prostor
V napornem gospodinjstvu je lahko preveč enostavno dovoliti otrokom, da kupujejo domačo nalogo na vaši mizi ali se igrajo na računalniku, vendar to komaj ustvarja profesionalno vzdušje. Če je vaš dom dovolj velik, da lahko sprejme celotno sobo, ki je namenjena samo delu, ste eden izmed srečnežev. Če ne, preprosto določite območje, kjer lahko uporabljate računalnik, govorite po telefonu in hranite pomembne dokumente.
Toda tudi če ste doma sami, je smiselno imeti urejen pisarniški prostor - ne samo zato, da bi ostali osredotočeni, ampak da bi prihranili denar pri davkih. Če želite uveljavljati odbitek davka od matične pisarne, izmerite svoj namenski pisarniški prostor in izračunajte odstotek vašega stanovanja, ki ga predstavlja (200 kvadratnih metrov pisarne v domu s 2000 kvadratnimi čevlji bi bilo 10%). Nato lahko odštejete odstotek stroškov, povezanih z vašim domom, na primer pripomočke in izboljšave doma.
Če želite izpolniti pogoje za odbitek domače pisarne, morate svojo pisarno uporabljati izključno in redno za podjetja. Če ga uporabljate le priložnostno ali ga delite z vso družino, to ne ustreza več. Če imate dodatna vprašanja, se posvetujte z davčnim strokovnjakom, ki je specializiran za davke na mala podjetja.
2. Naložite v svojo pisarno
Pomembno je, da ima vaš domači delovni prostor vse pripomočke, ki bi jih pričakovali v profesionalni pisarni. Seveda se tisto, kar se mu zdi potrebno, razlikuje glede na okus in poklic. Nekateri predmeti, ki jih morda upoštevate, vključujejo:
- Zanesljiv, namenski računalnik
- Kakovostna internetna povezava
- Stacionarni poslovni telefon ali mobilni telefon
- Sistem vložitve
- Splošni pisarniški material (za najboljše ponudbe jih kupite v šoli)
- Dober tiskalnik
- Udobno pohištvo za domačo pisarno, vključno s pisarniškim stolom
Nabiranje z zastarelim računalnikom ali tek v tiskarni vas lahko stane čas in produktivnost. Če ste samozaposleni, lahko odštejete vse predmete, ki jih kupite za domačo pisarno, za davke tega leta. Bodite prepričani, da ohranite potrdila.
3. Ustvarite dnevni seznam opravkov
Določitev prioritet je pomembna v pisarni, še bolj pa pri delu od doma. Brez šefa, ki se ozira čez ramo, ali kolegov, da bi odvrnili ideje, odvisno od vas, da svoj seznam opravkov uredite. Pomaga vam lahko ostati na pravi poti in se izogniti preobremenjenosti.
Hitro določite, kaj je treba storiti v določenem delovnem dnevu, nato pa vsako številko oštevilčite po vrstnem redu. Ko je dan končan, takoj prenesite vse, česar niste dosegli, na seznam naslednji dan, da zagotovite, da nič ne zdrsne skozi razpoke..
Poskusite lahko tudi nekaj aplikacij in orodij, s katerimi lahko sledite. Všeč mi je Teuxdeux za ustvarjanje in določanje prednostnih vrst seznamov, pa tudi za zapisovanje po spletu. Če raje upravljate svoj seznam opravkov s pametnim telefonom, se spomnite, da mleko deluje s Siri in vam omogoča ustvarjanje seznamov prek glasu, namesto da bi jih tipkali. Ali pa poskusite storiti jutri, na voljo za iOS in Android. Pomaga načrtovati seznam opravkov dan vnaprej, tako da nič ne bo razveljavljeno - tudi če danes ne morete priti do njega.
4. Vključite svojo družino
Če imate otroke doma, potrebujete sodelovanje vseh, ko se tiče vaše kariere. Pokličite družinski sestanek in otrokom razložite, da se morate med delovnim časom osredotočiti - in prosite soproga za roko, da bo otroke zabaval in zasedel. Delo od doma postane skupinsko prizadevanje, ko od vseh zahtevate, naj opravijo svoje delo, da vam pomagajo ostati produktivni.
Ena družina, ki jo poznam, uporablja "sistem za odkrivanje svetlobe". Starš, ki dela doma, postavi rdeči, rumeni ali zeleni krog na vrata pisarne glede na dogajanje tistega dne: zelena pomeni priti prav noter, rumena pomeni najprej vprašati, rdeča pa pomeni, da ne moti. Produktivnost naredi nekakšno igro za otroke na zelo vizualen in lahko razumljiv način.
Toda tudi če nimate otrok, boste morda morali sporočiti svojo potrebo po mirnem delovnem okolju svojemu pomembnemu drugemu. Če vaš zakonec ali partner deluje v bolj tradicionalnem okolju, se vam lahko ideja o domači pisarni zdi priložnostna, kar povzroči hrup in motnje, ko se poskušate osredotočiti. Nastavite osnovna pravila za svoj delovni prostor, na primer trkanje pred prihodom v pisarno ali spoštovanje tihega časa med določenimi urami.
5. Ostanite pri nalogi
Preverjanje e-pošte je nujno, ko komunicirate, zlasti če je to najljubši način komunikacije vaših kolegov. Vendar nenehno klikom na ta zavihek e-pošte lahko ovira lastne projekte in moti potek dela.
Namesto tega zaprite svojo e-pošto, izklopite vsa telefonska obvestila in preverite svoja sporočila in družabna omrežja samo ob določenih urah čez dan. Tudi če bi preverjali vsakih 30 minut, bi še vedno imeli nekaj trdnega, neprekinjenega delovnega časa. Druga možnost, da ohranite čisto mapo »Prejeto« in ne prepuščate osebnih sporočil, je, da vzpostavite ločen e-poštni naslov samo za delo in si prizadevate za branje, razvrščanje in odgovarjanje na korespondenco..
Če ste nagnjeni k preverjanju svojih najljubših spletnih mest, ko bi morali delati, poskusite uporabiti LeechBlock, razširitev, ki vam omogoča, da med določenimi urami »prepovete« spletna mesta s časom - lahko celo nastavite »dovoljene« čase prijave, npr. kot pet minut Facebooka po 45 minutah dela. Trenutno LeechBlock deluje samo za Firefox, vendar imajo drugi brskalniki podobne razširitve - WasteNoTime za Safari in StayFocusd za uporabnike Chroma.
6. Uporabite namenski brskalnik
V računalniku imam dva različna brskalnika: enega za delo in enega za priložnostno brskanje. Brskalnik za priložnostno brskanje je poln motenj, od odprtih zavihkov do zaznamkov, e-poštnih obvestil in sporočil. Ko imam prosti čas, uporabljam svoj brskalnik za brskanje, tako da lahko hitro preverim svoja najljubša spletna mesta in se povežem z drugimi.
Po drugi strani je moj brskalnik za delo skoraj povsem golo. Zaznamke, povezane s službo, hranim samo z aplikacijami in razširitvami, ki mi pomagajo ostati produktivna. Rezultat je možnost dostopa do interneta, ne da bi ga motili smešni videoposnetki ali viri v družabnih omrežjih.
7. Organizirajte se
Ko delate od doma, lahko vaše delo dejansko postane bolj naporno. Nenadoma se spopadate med domačim in službenim življenjem, utesnjen urnik pa vam lahko moti delovni potek. To pomeni, da morate za optimizacijo in organizacijo domače pisarne narediti vse, kar lahko.
Če se kdaj organizirate za svojo mizo, se lahko organizirate manj stresno in bolj produktivno ves dan. Ena mojih najljubših aplikacij za organiziranje je Evernote, aplikacija za iOS, Android in Windows. Omogoča vam, da ideje, zapiske, slike in opomnike shranite na enem mestu, kar je kot nalašč za tisti trenutek "eureka", ko niste več od mize..
Vzdrževanje čiste pisarne je tudi zelo ugodno za to, da ostanete na vrhu. Z organiziranjem in vložitvijo ohlapnih papirjev boste porabili manj časa za njihovo iskanje, ko pride čas, ko jih potrebujete. Kabinet za vlaganje stroškov stane približno 50 dolarjev, kar vam več kot povrne v prihranjenem času in poveča produktivnost. Tudi vaše delovno okolje naredi veliko prijetnejše.
8. Ustvarite ure ure
Ko je računalnik oddaljen le nekaj metrov, ni vedno enostavno ločiti domačega življenja od službenega življenja. Najboljši način za reševanje delovnega izgorevanja je oblikovanje urnika. Kljub temu, da je v celoti nemogoče zanemariti svoje delo po urah - še posebej, če delate kot samostojni podjetnik in imate stroge roke - lahko vedno določite prednost. Nastavite pravilo, da je vaš delovni čas od 9.00 do 17.00, po tem pa odgovorite le na nujna e-poštna sporočila.
Če vas služba zahteva, da spremljate svoje ure, vam lahko pomaga aplikacija, kot je Toggl. Zabeleži čas, ki ste ga delali, in omogoča pošiljanje posodobitev in časovne liste svojim nadzornikom. Toda tudi če vam ni treba predavati svojih ur, lahko povečate svojo produktivnost, tako da veste, koliko časa ste porabili za projekt in koliko časa ste porabili za brskanje po spletu..
Ne pozabite le, da morate pri načrtovanju delovnega urnika načrtovati tudi počitnice in obroke. So sestavni del ohranjanja vaše razumnosti. Jutranji oddih, popoldanski obrok in popoldanski oddih - četudi gre samo za hiter korak in obisk najljubših spletnih mest - vam lahko pomagajo ostati osredotočeni in se izogniti stranskemu spremljanju, ko bi morali delati.
9. Jejte v kuhinji
Če delate doma, se vam zdi, da jedo za mizo videti kot brez zadržkov, toda ugotovim, da me bo, če bom pri računalniku držal prigrizek, kmalu zmotil prehranjevanje. Ker mi je skoraj nemogoče delati, medtem ko mi ena roka dostavlja hrano v usta, jo ponavadi uporabim kot izgovor, da namesto tega neham več delati in brskati..
Vaša najboljša stava je, da domača pisarna postane območje brez hrane. Za hitro požiranje imejte pri roki steklenico vode ali skodelico kave, vendar jedi pustite večjo prehrano v kuhinji ali jedilnici. Tako si zaslužite zaslužen oddih, ko pa ste spet pri svoji mizi, ste pripravljeni na delo.
10. Vložite v slušalke
Pred dvema letoma mi je mož dobil božične slušalke za božič. Nisem se zavedal, dokler jih nisem začel nositi za delo, kako premišljeno in neprecenljivo darilo so.
Pomislite na vse domače hrup, ki lahko motijo vašo koncentracijo. Zvonjenje telefona, glasen televizor, igranje otrok, zvonjenje na vratih in celo redni pogovori lahko povzročijo, da izgubite vlak misli ali se zmedete. In ker ni mogoče (niti pošteno) pričakovati, da se bo ves hrup med delom preprosto ustavil, so naslednje slušalke za odpravljanje hrupa naslednja najboljša stvar.
Oddajajo frekvenco, ki pomaga pri utišanju običajnih hrupov v gospodinjstvih, še posebej učinkoviti pa so v kombinaciji z glasbo. Podobno je White Noise Lite lahko tudi reševalec. Preprosto zasukajte oceanske zvoke, da se bolje osredotočite na delo, ko ste »v coni«. Slušalke delujejo tudi kot odličen pokazatelj za mojo družino - če so vklopljene, to pomeni, da mama dela in jih ne bi smeli motiti.
11. Uporabite skupno rabo datotek v oblaku
Telekomunikacija lahko pomeni stalno izmenjavo datotek med vašim domom in pisarnami vašega podjetja. Medtem ko je možno pošiljati e-poštno sporočilo naprej in nazaj, se lahko priloge izgubijo med spreminjanjem, zlasti če redno posodabljate kopije.
Odlična rešitev je storitev v skupni rabi datotek v oblaku, kot so Dropbox, Google Drive ali Trello. Z možnostjo posodobitve v realnem času skupna raba datotek skoraj v celoti odpravi težavo pri delu z zastarelimi dokumenti. Lahko celo preglasite pretekle datoteke, da zmanjšate zmedo in tako omogočite svojim sodelavcem, šefom ali strankam. V mapi »Prejeto« je tudi brez ogromnih datotek, ki zasedejo veliko prostora.
12. Vodite brezhiben koledar
Če ste ves dan prisotni, lahko to pomeni veliko večopravilnosti, na primer vožnja otrok na sestanke ali preživljanje ure kosila po telefonu. Trden koledar vam pomaga, da se izognete pretiranemu načrtovanju in dvojni rezervaciji. Uporabite Microsoft Outlook, Worktime za iOS ali Moj delovni načrt za Android - ali preprosto koledar na svojem pametnem telefonu.
Poleg tega lahko poskus sinhronizacije s sodelavci in strankami predstavlja težave, ko ne sodelujete v fizični pisarni. Nastavite sestanke s skupnim Googlovim koledarjem in lahko se prijavite in izberete časovno obdobje, ki bo ustrezalo vsem. Prav tako lahko pošljete vabila in potrditve.
13. Prosite za pomoč
Ni vam treba vsega sam. Najemite varuško za svoje otroke ali razmislite o najemu pomočnika ali gospodinje, ki bo pomagal zmanjšati obseg vaših odgovornosti in vas osredotočiti. Vedno poleti, ko so moji otroci na počitnicah v šoli, vsak dan za nekaj ur najamem materino pomočnico. Dobivam nekaj neprekinjenega delovnega časa in moji otroci dobijo dodatno pozornost, ki jo potrebujejo.
Ne glede na to, ali imate otroke ali letete solo, če delate od doma, vas nenehno opominjajo vsa opravila, ki jih morate opraviti, in dodate sloj stresa tradicionalnim pisarniškim delom. Če se vam zdi, da zaostajate, prosite svojega partnerja, da se prijavi in prevzame odgovornosti, ki vas najbolj motijo. Lahko ste bolj produktivni, če se 100% osredotočite na delo in ne na umazane posode v umivalniku ali naloge, ki jih morate opraviti.
14. Pojdi ven in se druži
Res je enostavno postati praktično prilepljen na pisarniški stol, še posebej, če je priročno nameščen v bližini vaše kuhinje in postelje - navsezadnje, kaj še potrebujete? Vendar je pomembno, če delate doma, da se potrudite, da greste iz hiše in se redno družite.
Ne glede na to, ali grete za kosilo v pisarni, hodite na sejem zaposlitve ali na konvencijo v industriji ali se celo srečate s skupino drugih strokovnjakov za delo doma, boste lahko bolj produktivni, če nekaj časa preživite zunaj dela. Še več, lahko izbirate nasvete in ideje drugih strokovnjakov, kot ste vi.
Če se vam zdi, da ste preveč zasedeni, da bi ušli iz hiše in se povezali z drugimi, si to omislite kot del službe in se s časom svinčite pravočasno stran od mize kot sestanek. Tudi če se samo pol ure odpravite v telovadnico, se boste verjetno počutili veliko bolj človeško, ko si boste lahko oddahnili, se odpravili zunaj in se čez dan pogovarjali z ljudmi..
Končna beseda
Čeprav ima doma služba zelo veliko prednosti, je zagotovo lahko težko, če niste pripravljeni na njegove izzive. Če preizkusite vode in vidite, kaj vam v resnici pomaga pri sledenju in opravilu, lahko domači koncert spremenite v uspešno karierno ponudbo - tisto, kar ponuja najboljše v profesionalnem in osebnem svetu..
Delate od doma? Kateri so vaši najboljši nasveti za produktivnost?
