Kako ustvariti domači sistem za shranjevanje

Toda izpolnjevanje letnih davkov ni edini razlog za vzpostavitev dobrega sistema vložitve. Ključnega pomena je, da obdržite potrdila, da pokažete, koliko ste plačali za nepremičnine in naložbe, ter da dokažete, kdaj so bili nakupi opravljeni. Skoraj nemogoče je dobiti posojilo brez razkritja evidenc o svojih dohodkih in porabi.

Spremljanje dokumentacije je nujna in lahko povzroči težave tistim, ki niso pripravljeni in neorganizirani. Vendar je ustvarjanje sistema za prijavo doma, ki je smiselno, lahko precej preprosto.

Nastavitev zbirnega sistema

Če še niste pretvorili v brezpapirni sistem za shranjevanje dokumentov, lahko še vedno enostavno upravljate sistem, da spremljate vse svoje zapise.

1. Nakup potrebnih potrebščin

Obiščite svojo najljubšo trgovino s pisarniškim materialom in opravite naslednje nakupe:

• Ena žepna datoteka velikosti črke, ki se razširi na tri in pol palca (približno 3 USD)
• Več map datotek (manj kot 1 USD vsaka)
• Oznake za mape datotek (približno 3 USD za paket 250 nalepk)

2. Ustvari nalepke

Označite razširitveno mapo za leto. Nato ustvarite nalepko za vsako mapo datotek na naslednji način:

• Osebni stroški, kot so oblačila, knjige, trgovina z živili in zabava
• Medicinsko / zobozdravstveno
• Računi za komunalne storitve
• Veliki nakupi in izboljšave doma
• bančni izpiski
• Naložbe
• Izjave in potrdila o kreditnih karticah
• Plačajte škrbine
• Davčni zapisi

3. Organizirajte svoje dokumente in datoteke

Ko so vaše mape označene, začnite organizirati sistem za shranjevanje. Ko leto napreduje, lahko dodate več map, da shranite potrdila za nove kategorije, ki jih morate spremljati, na primer stroške za izobraževanje, hišne ljubljenčke ali potovanja.

Mape datotek namestite v razširljivo mapo in shranite datoteko v predal ali omarico za shranjevanje. Kadar koli kupujete ali plačujete položnice, navadno takoj, ko svoj račun prejmete v ustrezno mapo.

Če želite pomagati pri plačevanju računov, ustvarite mapo z oznako »Računi za plačilo«. Hranite to mapo na zelo vidnem mestu, tako da vas bomo morali redno preiskovati, da boste plačali neporavnane račune. Po plačilu vsakega računa položite zapis v ustrezno mapo v vašem sistemu arhiviranja.

Ustvariti morate tudi mapo z oznako »Potrebuje pozornost«. Na primer, če morate opraviti preiskavo glede sumljivega bremenitve na svoji kreditni kartici ali če se morate obrniti na prodajalca, ki vam ni dal dobropisa za plačilo vašega zadnjega računa, vodite evidenco ali opomnik v ta mapa.

Dnevna metoda vložitve

Z uvedbo tega sistema lahko zmanjšate čas, ki ga porabite za iskanje po raztresenih papirjih, tako da svoje datoteke razporedite v urejene datoteke, ki so ustrezno označene. Ustvarite dnevno rutino za stalno in pravilno vzdrževanje datotek:

1. Zberite pošto in jo pojdite za mizo ali kuhinjsko mizo.
2. Odprite vsak kos pošte in odložite neželeno pošto in ovojnice, ki jih je treba reciklirati.
3. Položite račune v mapo »Računi za plačilo«.
4. Potrdila shranite v ustrezno mapo. Na primer, povzetke medicinskih storitev je treba shraniti v mapo »Medicinska / Zobozdravstvena«.
5. Vse, kar potrebuje takojšnjo pozornost, mora iti v mapo »Potreba pozornosti«, da boste lahko hitro poskrbeli zanjo.

Kaj hraniti in kako dolgo

V večini primerov bi morali hraniti evidence vsaj tri leta, saj IRS običajno med davčno revizijo tri leta pregleduje vašo zgodovino. Vendar pa se lahko IRS odloči za iskanje dodatnih treh let v svoji zgodovini, zato je priporočljivo shraniti zapise šest let.

Tu je nekaj zapisov, ki bi jih morali hraniti šest let:

• Potrdila o morebitnih odbitkih, ki ste jih navedli na davčnem obračunu
• Izjave o posredovanju pri transakcijah, o katerih se poroča v vašem davčnem obračunu
• Evidence v zvezi s prodajo doma ali druge nepremičnine, poročene o vašem obračunu davka
• Zapise o prihodkih in odhodkih, za katere je vaše podjetje poročalo na davčnem obračunu

Vsak list papirja, ki podpira podatke, poročene o vašem obračunu davka, je treba shraniti šest let po datumu vložitve.

Vendar pa je nekaj zapisov, ki jih želite hraniti za vedno:

• Vrnitev davkov
• Pogodbe
• Dejanja lastnine in zaključne izjave
• Zapisi o vaših prispevkih za vaše pokojninske načrte
• Politike življenjskega zavarovanja
• Dokumenti za načrtovanje nepremičnin, kot so pooblastilo ali zaupni dogovori

Papir za zavrženje

Potem ko ste za leto izpolnili obračun davka, je nekaj papirjev, ki jih je mogoče zavreči. Če se ne nanaša na vaš obračun davka, bi se morali znebiti naslednjih elementov:

• Položnice za bančne vloge in potrdila o bankomatih
• Plačke za plače
• Potrdila o računu za komunalni kabel

Končna beseda

Ni časa, kot je sedanjost, da začnete organizirati svoje papirje. Prej ko boste vzpostavili organiziran sistem za shranjevanje, prej boste lahko izkoristili nagrade neurejenega doma ali pisarne. Prav tako boste morda lažje dostopali do dokumentov ali zapisov, kadar koli jih potrebujete.

Ali uporabljate sistem domačega arhiviranja? Katere strategije so vam dobro uspele?

(foto kredit: Bigstock)