10 preprostih načinov za izboljšanje vašega poslovnega znanja pisanja

Zdaj razmislite, koliko časa ste zapravili, da bi razvozlali e-poštno sporočilo ali poročilo, ki je slabo napisan. Ne le da je branje in nadležno branje, ampak slabo pisanje lahko povzroči tudi resne napačne komunikacije, izgubljene priložnosti ali celo nesreče na delovnem mestu..

Bistvo tukaj je, da so dobre pisne spretnosti dragocene na več načinov. In če si boste vzeli čas za izboljšanje, bi lahko plačali pomembne dividende v celotni karieri Oglejmo si več tehnik, s katerimi lahko izboljšate svoje poslovno pisanje.

Vrednost trdnih pisnih spretnosti

Dobro pisanje je bistveno pri delovni sili iz več razlogov.

Prvič, biti dober pisatelj vam pomaga izstopati iz množice in izboljša vaše možnosti za napredovanje ali povišanje. Pomaga lahko prepričati šefa, da ukrepa v zvezi s projekti in idejami, do katerih ste strastni. Zaradi dobrega pisanja ste videti bolj inteligentni, verodostojni in profesionalni. Pomaga se izogniti zmedi in napačnim razlagam, zgraditi zaupanje in zbliževati se s sodelavci ter pridobiti stranke.

Dobro pisanje je še posebej pomembno zaradi naše večje uporabe družbenih medijev. Vsi smo videli strokovnjake na napačnem črkovanju besed na Twitterju, LinkedInu ali Facebooku ali napačno uporabljajo besedo. Ne samo, da je to neprijetno, ko se vam zgodi, ampak lahko vpliva tudi na vaš ugled in verodostojnost v prihodnosti.

Vaše pisanje je eden glavnih medijev, v katerem boste presojali vse življenje. E-poštna sporočila, besedila in poročila, ki jih vsakodnevno pošiljate, so fizična predstavitev in zapis podatkov o ti. Te predstavitve sčasoma gradijo vaš ugled in vplivajo na odnose, ki jih potrebujete za uspeh v svoji karieri.

Vaše pisanje sporoča vaše misli in pomembno je, da se te misli prenašajo na najjasnejši, zgovornejši način.

Kurt Vonnegut je dejal: "Zakaj bi preučevali svoj slog pisanja z idejo, da bi ga izboljšali? To storite v znak spoštovanja do svojih bralcev, karkoli že pišete. "

Ne glede na to, ali ste podjetnik, ki mora napisati veliko sporočilo za javnost, poslovodja, ki piše vsakodnevna e-poštna sporočila zasedenemu timu, ali nekdo, ki išče novo službo, ki mora napisati zmagovalno spremno pismo, so potrebne dobre komunikacijske veščine. Besede so pomembne v življenju, zato boste imeli veliko koristi, če jih boste znali učinkovito uporabljati.

Kako izboljšati svoje pisateljske spretnosti

Odlično pisanje zahteva čas in prakso. Kot je rekel ikonični poslovnež David Ogilvy, „dobro pisanje ni naravno darilo. Naučiti se moraš dobro pisati. "

Obstaja več načinov, kako lahko hitro izboljšate svoje pisanje.

1. Premislite, preden začnete pisati

Preden začnete karkoli pisati, se ustavite in razmislite, kaj želite in morate povedati. Vprašajte se: "Kaj mora ta oseba vedeti ali razumeti, ko je prebrala to e-poštno sporočilo?"

Uporabite lahko tudi "5 W + H", ki ga uporabljajo vsi novinarji pri izdelavi svojega dela:

Kdo: Kdo je moje občinstvo?
Kaj: Kaj morajo vedeti??
Kdaj: Kdaj to velja, kdaj se je to zgodilo ali kdaj morajo to vedeti?
Kje: Kje se to dogaja?
Zakaj: Zakaj potrebujejo te podatke?
Kako: Kako naj uporabljajo te podatke?

Vprašati se morate tudi: "Ali moram res poslati to e-poštno sporočilo?"

Strokovnjaki v vsakem sektorju vsak dan preplavijo e-poštna sporočila, od katerih jih je veliko nepotrebnih. Prihranite sebi in svojemu bralcu čas tako, da poskrbite, da je vsako e-poštno sporočilo resnično potrebno in relevantno.

2. Naj bo kratek

Ko ugotovite, kaj morate povedati, hitro pridite do vprašanja. Ljudje so vedno pritisnjeni na čas in cenili bodo vašo kratkost.

Potrebujete bolj prepričljive? Ustavite se in razmislite, kako razočarani ste, ko preberete e-poštno sporočilo, ki je trikrat daljše, kot mora biti, pri čemer so glavne točke pokopane na dnu. To je izguba časa in energije, kajne?

Ne pustite, da bo vaše občinstvo skozi to - bodite kratki.

Lahko pomaga razmišljati kako ljudje berejo. Novinar Elmore Leonard ponuja nekaj jedrnat, a odličen nasvet, ko pravi: "Poskusite zapustiti del, ki ga bralci navadno preskočijo." Na splošno to pomeni dolge odstavke, ki imajo več veze s čim ti želite povedati kot tisto, kar mora bralec slišati. Vedno imejte v mislih svojega bralca.

Če ugotovite, da ne morete napisati e-pošte, ki je dolga manj kot pol strani, potem e-pošta ni najboljši način za sporočanje teh podatkov. Namesto tega pokličite osebo in se neposredno pogovorite z njimi.

3. Izogibajte se pretencioznim besedam

V pisni obliki je vaš cilj biti jasen in neposreden. Če mora vaš bralec z Googlom dešifrirati to, kar poskušate povedati, se bo počutil odtujen in nadležen.

Mark Twain je nekoč rekel: "Ne uporabljajte besede pet dolarjev, ko bo šlo za besedo petdeset centov." Izogibajte se skušnjavi, da bi cvetoče, pretenciozne besede uporabili pametneje. Držite se petdesetih centov.

Kadar je le mogoče, se enako izogibajte žargonu. Žargon pogosto zveni pretenciozno in lahko bralca še dodatno odtuji. Namesto tega napišite način, kako govorite. Naj bo naravno in neposredno.

4. Uporabite aktivni glas

Aktivni stavki so neposredni, krepki in bolj zanimivi od pasivnih stavkov. Pasivni stavki so šibki in besedni; so kot krepko stiskanje rok. Vaše pisanje se bo dramatično izboljšalo, če si boste prizadevali za uporabo aktivnih stavkov, kadar koli je to mogoče.

Na primer, poglejte spodaj dva stavka:

Mačka je opraskala žensko.
Mačka je opraskala mačko.

Prvi stavek je napisan z aktivnim glasom. Jasno in neposredno. Drugi stavek je pasiven.

V aktivnem stavku subjekt nastopa dejanje glagola. V pasivnem stavku subjekt prepušča dejanje do njim. Tu je še en preprost primer:

Goljak je zadel žogo.
Žogo je zadel golfer.

V prvem stavku subjekt (golfer) izvede dejanje (udari v žogo). V drugem stavku pride subjekt (golfer) po glagol; prejema dejanje.

Če želite opaziti pasivni glas, pred glagolom poiščite oblike glagola "biti", kot sta "volja" ali "bil". Na primer, "Sestanek bo ob 20. uri," je pasiven. Namesto tega recite: "Sestanek je ob 20. uri."

5. Vedno bodite profesionalni

Včasih je mamljivo, da bi se v šalo vrgli v šalo ali v e-poštno sporočilo vključili nekaj pisarniških tračev. Vendar ti dodatki ne prispevajo k vašemu sporočilu in lahko negativno vplivajo na vaš ugled. Prav tako jih je enostavno razumeti.

Da, morate biti verodostojni in dovoliti, da vaš glas sveti skozi vaše pisanje. Vendar morate ostati strokovni; gre za izravnalno dejanje. Dober način za preverjanje ustreznosti vaše vsebine je, da vprašate: "Ali bi mi bilo to všeč, če bi bil jutri zjutraj na naslovnici časopisa?" Če vas to stori, naredite nekaj urejanja.

6. Pojasnite svoj poziv k dejanju

Vaša poslovna sporočila so poslana z namenom; redko pišete e-poštno sporočilo, ki je zgolj informativne narave. Verjetno je, da boste morali bralec nekaj storiti: vas poklicati nazaj, vam dati več informacij, potrditi njihovo prisotnost na sestanku ipd..

Ne prepuščajte bralcu, da ugotovi, kaj želite storiti s temi informacijami. Prepišite to in bodite natančni. Na primer:

Pošljite vse spremembe do torka do 17. ure.
Če želite odpraviti težavo, pokličite to stranko do petka.

Bodite jasni, kaj želite, in verjetno boste ugotovili, da boste imeli boljše rezultate od svojih bralcev.

Nasvet za profesionalce: Upoštevajte, da se morate v primeru, da v zvezi s čim takoj ukrepate, osebno pogovoriti s prejemnikom. Vstanite s stola in pojdite v njihovo pisarno ali jih pokličite po telefonu. Pisanje je pomemben medij, vendar nič ne premaga osebnega pogovora, ko morate nekaj narediti.

7. Uporabite ustrezno e-poštno vrstico

Zadeva vrstice e-pošte je močno orodje; pomislite na to kot na naslov svoje e-pošte. Naloga naslova je zagotoviti, da se telo prebere. Če želite to narediti, morajo biti naslovi kratki, neposredni, močni in specifični.

Na primer, poglejte spodaj dve vrstici zadev:

Ponedeljkovo srečanje
V ponedeljek, 14. oktobra, ob 14:00 sestanek četrtletnih poročil

Prva vrstica teme je nejasna in pušča veliko vprašanj brez odgovora. Kateri ponedeljek srečanje? O čem je sestanek? Ali sploh moram vedeti za to srečanje?

Druga tematska vrstica je veliko bolj specifična in je zato večja verjetnost, da se bo hitro odprla in prebrala. Sporoči, o katerem sestanku avtor govori, kdaj je in kaj boste morda potrebovali, ko se udeležite tega srečanja.

Nikoli ne pustite prazno vrstico e-pošte. E-poštni filtri pogosto prazne vrstice zadev razvrstijo med neželene vsebine, zato jih izpolnite, da ne boste zamudili e-pošte.

Nasvet za profesionalce: Če morate postaviti samo preprosto vprašanje, uporabite tehniko konec sporočila (EOM). Enostavno napišite svoje vprašanje v vrstico zadeve po e-pošti in na koncu dodajte "EOM". S tem prihranite čas bralcu, saj lahko hitro odgovori, ne da bi jim bilo treba prebrati več odvečnega besedila.

Na primer, zadeva lahko piše: "Ali se boste udeležili tega ponedeljkovega srečanja ob 14. uri? EOM. "

Prepričajte se, da bodo prejemniki vedeli, kaj pomeni EOM, preden uporabijo to tehniko. Potem bi v idealnem primeru v zadevi povratnega e-poštnega sporočila odgovorili na nekaj podobnega: "Da, tam bom. EOM. "

8. V e-poštnih sporočilih se držite ene teme

Kadar je le mogoče, naj bodo e-poštna sporočila osredotočena na določeno točko ali idejo. Če morate obravnavati drugo temo, napišite ločeno e-poštno sporočilo. Če se osredotočite na eno temo na e-poštno sporočilo, lahko vaš bralnik obdela čas, kar govorite, in neposredno odgovori. Pomaga jim tudi bolj učinkovito organizirati svoja e-poštna sporočila in hitreje najti arhivirana sporočila.

Spodaj je na primer primer e-poštnega sporočila, ki zajema preveč tem:

Predmetna vrstica po e-pošti: Ponedeljkovo srečanje

Telo: Živjo Steve,

Hvala za vaše delo na četrtletnih poročilih prejšnji teden. Dobro si opravil delo! Samo mislim, da bi morali skrajšati uvod, ampak razen tega, da je super.

Pisal sem, da vidim, ali se boste udeležili tega ponedeljkovega sestanka. Če je odgovor pritrdilen, ali lahko prinesete kopijo svojega začetnega osnutka četrtletnega poročila? Rad bi ga pokazal Susan.

Ali ste se z Al Thompsonom kdaj kdaj dotaknili baze v Sirakuzi? Nekaj pritožb je imel glede zadnje pošiljke, zato moramo poskrbeti, da bodo te naslovljene. Sporočite mi, kako se to izkaže.

Hvala,

Jim

Ustavite se in razmislite, koliko stvari je Steve pozval, da naslovijo v tem e-poštnem sporočilu.

Najprej mora ugotoviti, ali Jim želi, da uredi uvod ali če bo Jim to storil sam; ni jasno. Nato mora potrditi, da bo na ponedeljkovem sestanku, in ne pozabi vložiti osnutka poročila. Nazadnje mora obravnavati te pritožbe strank in povedati Jimu, kaj se je zgodilo.

E-poštno sporočilo vsebuje nekaj pomembnih opomnikov in Steve ga bo morda želel shraniti. Toda naslov preprosto pravi, "ponedeljkovo srečanje." Če ga želi shraniti kot opomin za reševanje pritožb kupcev, naslov nima nobene zveze z dejansko zadevo. Spomniti se bo moral, da je opomin za obravnavo pritožb kupcev navedel v e-poštnem sporočilu z naslovom "Ponedeljek sestanka."

Bralcem naredite uslugo in jim olajšajte stvari. Naj bo preprosto z eno temo na e-pošto.

9. Nikoli ne uporabljajte e-pošte za pošiljanje slabih novic

Nikoli ne uporabljajte e-pošte za pošiljanje slabih novic. Če morate odpustiti nekoga iz svoje ekipe ali posredovati povratne informacije, ki bodo videti manj kot rožnate, to storite osebno. E-poštna sporočila se lahko pojavijo zaradi nesporazumov, kar se poveča, če e-pošto uporabljate za pošiljanje slabih novic. Osebno lahko komunicirate s sočutjem in empatijo, lahko pa s svojo govorico telesa in glasnim tonom še bolj izrazite svojo iskrenost in namere. To je nekaj, česar preprosto ne morete storiti prek e-pošte.

10. Lektoriranje, Lektoriranje, Lektoriranje

Slovnice in pravopisne napake so neprijetne in škodijo vaši verodostojnosti. Seveda se lahko zanesete na orodja za preverjanje črkovanja, vendar ne zajamejo vsega, še posebej besed, ki se uporabljajo zunaj konteksta.

Ko končate s pisanjem, ga takoj lektorirajte. In, kadar je le mogoče, ga odložite in preberite znova nekaj ur (ali nekaj dni) kasneje. Če se boste oddaljili od pisanja, boste lažje opazili napake, ki ste jih morda pogrešali pri prvem branju.

Nasvet za profesionalce: Pri lektoriranju natančno preberite vsak stavek. Upoštevajte nasvet Georgea Orwella, ki pravi: "Pomemben pisatelj si bo v vsakem stavku, ki ga napiše, zastavil vsaj štiri vprašanja, torej: Kaj poskušam povedati? Katere besede bodo to izrazile? Katera slika ali idiom bosta bolj jasna? Ali je ta slika dovolj sveža, da lahko učinkuje? In verjetno se bo vprašal še dva: Bi lahko rekel bolj na kratko? Sem že povedal kaj, kar je mogoče grdo? "

Če je e-poštno sporočilo ali poročilo še posebej pomembno, ga pred zaupnim prijateljem ali kolegom preberite, preden ga pošljete nameravanemu občinstvu. Svež par oči lahko opazi dodatne napake, ki ste jih pogrešali.

Nasvet za profesionalce: Če ugotovite, da potrebujete dodatno pomoč pri pisanju vašega podjetja, uporabite storitev, kot je Grammarly, ki pregleda vaše besedilo in prepozna tako preproste kot zapletene slovnične napake (vključno s pravilno črkovanimi besedami, uporabljenimi v napačnem kontekstu). Za vsako napako dobite tudi razlago, da boste lahko v prihodnosti svoje pisanje izboljšali.

Končna beseda

Vsak se lahko nauči biti boljši pisatelj in najboljši način za izboljšanje svojega pisanja je vadite. Več ko napišeš, bolje boš dobil. Prav tako lahko razmislite o brezplačnem spletnem tečaju pisanja poslov prek Coursere. Razred je ustvarila University of Colorado-Boulder in je brezplačen, če opravite revijo.

Katere napake najpogosteje delaš pri pisanju svojega posla? Kaj misliš, da delaš dobro?