5 korakov za reševanje problemov - proces in strategije za uspeh

Seveda se sposobnosti reševanja problemov od posameznika do človeka zelo razlikujejo - nekateri se odlikujejo pri reševanju splošnih dilem, drugi pa so bolj spretni pri sprejemanju temeljnih vsakodnevnih odločitev. Raziskovalci Centra za raziskovanje učenja in poučevanja na Univerzi v Michiganu menijo, da težave pri reševanju težav izvirajo iz naslednjih dveh vprašanj:

Nenatančnost pri branju. Nepravilna razlaga problema lahko izhaja iz njegovega zaznavanja, ne da bi se osredotočali na njen pomen. Posledica tega je lahko tudi branje neznanih besed, spregled pomembnih dejstev in začetek predčasnega obravnavanja. Preprosto rečeno, mnogi ljudje na začetku težko natančno opredelijo težavo in posledično razvijejo neprimerne ali napačne rešitve.
Netačnost v razmišljanju. Že starodavni Grki so sposobnost pravilnega razuma imenovali "logiko". Danes včasih to sposobnost imenujemo kot "pragmatizem" - sistem razmišljanja za določitev pomena, resnice ali vrednosti. Slabe odločitve so posledica pomanjkanja jasnosti, tako da se v postopku reševanja težav upoštevajo nepomembne informacije. Včasih sledimo rešitvam, ki ne ustrezajo našim zastavljenim ciljem ali pa nam kompleksnih težav ne uspe razbiti na razumljive dele, ko nas časovne omejitve silijo v prezgodnje odločitve.

Vsak od nas vsak dan sprejema odločitve, ki vplivajo na našo srečo, kariero in zadovoljstvo z življenjem. Z učenjem in vadbo spretnosti preizkušenih reševalcev problemov - in z upoštevanjem potrebnih korakov - lahko povečate svojo samozavest, zmanjšate medosebne konflikte in zmanjšate splošni stres.

1. Opredelite težavo

Ključno razumevanje problema pred razvijanjem možnih rešitev je bistvenega pomena. Nekatere težave se zdijo preproste - odločitev, kaj jesti za zajtrk, kaj obleči v službo, ali se peljati z množičnim prevozom ali voziti - in njihove rešitve redko vplivajo na naše življenje. Druge težave so neverjetno zapletene in imajo dolgoročne posledice: izbira kariere, s katero se bomo odločili za sklenitev zakonske zveze, ali za pridobitev visoke izobrazbe.

Težave se še dodatno zapletejo zaradi čustev in ne glede na to, ali se nam zdi rešitev rešitev boleča ali prijetna. Dejstvo, da imajo številne naše odločitve posledice daleč v prihodnost, vodi v odlaganje in nadaljnjo zapletenost.

Način, kako razmišljamo ali opredelimo težavo, lahko povzroči zamujene priložnosti, neprimerne ali nenehne rešitve, nepotrebne stroške, zapravljen čas ter nenehne frustracije in stres. Primer tega je, ko težave poenostavimo z iskanjem posameznih, bodisi kratkoročnih rešitev, hkrati pa zanemarjamo dolgoročne posledice.

Na primer, hitri starš, ki mora postreči večerjo, lahko teče v trgovino za obrok te noči in lahko to vedenje ponavlja večkrat na teden. Pri iskanju kratkoročne rešitve (kupite nocojšnjo večerjo) in zanemarjanju dolgoročne rešitve (naredite eno veliko, dobro načrtovano nakupovanje z živili vnaprej), zapravi čas, plin in trud ter se spopada s ponavljajočimi se frustracijami.

Običajno obstaja vrsta odločitev in ukrepov, ki jih lahko sprejmemo za rešitev težave, od katerih ima vsak različne kratkoročne in dolgoročne učinke, ki jih je treba upoštevati. Razširitev opredelitve problema z zagotavljanjem več podrobnosti lahko spodbudi kritično razmišljanje in povzroči več, pogosto inovativnih rešitev. Boljši reševalci težav vedo, da postavljanje več vprašanj, preden poskušate najti rešitev, na splošno prinese boljše rezultate.

Pomen natančnega opisa

Charles Kettering, vodja oddelka za raziskave General Motors od 1920 do 1947, je trdil: "Problem, ki je dobro naveden, je problem napol rešen." Članek iz Harvard Business Review iz leta 2012 se je strinjal z besedami: "Dobro opredeljeni problemi vodijo do prebojnih rešitev." Avtorji so menili, da večina podjetij in posameznikov ni dovolj stroga pri opredeljevanju težav, ki jih poskušajo rešiti, in artikuliranju, zakaj je rešitev pomembna.

Na primer, čiščenje Aljaške obale po razlitju nafte Exxon Valdez iz leta 1989 je stalo ogromno več, kot je bilo pričakovano, in trajalo je več kot 20 let, predvsem zaradi tega, ker ni upošteval, da bi olje v subarktičnih vodah postalo sirupsko. Nizka viskoznost tekočine je otežila njegovo prenašanje na obalne postaje.

Ko se je težava z "čiščenja z oljem" razširila na "viskoznost materialov", je kemičar v cementarni industriji predlagal rešitev, ki bi zamrznjeno olje vibrirala v kletkah in jo ohranjala tekočo. Posledično je čiščenje pospešeno prihranilo milijon dolarjev.

Uporaba metode Kipling za določanje težav

Prvi korak pri reševanju kakršne koli težave je jasna, jedrnata izjava - kar zagovorniki imenujejo "izjava o težavi". Metoda Kipling, imenovana po pesmi Rudarda Kiplinga iz leta 1902 v svoji knjigi "Samo zgodbe o tem", je eden izmed bolj priljubljenih sistemov za opredelitev problema. Novinarji, ki ga včasih imenujejo sistem "Five Ws and One H", ga pogosto uporabljajo za sporočanje dejstev situacije.

Pesem izpostavlja šest sestavnih delov, potrebnih za pravilno reševanje problema:

Kaj je problem?
Zakaj je težava odpravljanje problema?
Kdaj je nastala težava? Kdaj ga je treba rešiti?
Kako se je težava zgodila?
Kje se pojavi težava?
Kdo ali težava vpliva?

Izjava problema mora biti čim bolj jasna in popolna. Na primer, usojeni študent, ki razmišlja, ali bi obiskal fakulteto, bi lahko ugotovil, da "ne morem hoditi na fakulteto v tem prihodnjem semestru." Ta odločitev odraža napačno izjavo problema o pomanjkanju sredstev, ne pa okvira za razvoj rešitev, ki bi lahko omogočile udeležbo.

Boljša izjava o težavi bi lahko bila: "Nimam (ki) primanjkuje sredstev za plačilo šolnine in honorarjev v prihodnjem semestru (kaj) na UCLA (kje) do 1. septembra (kdaj). Bil sem odpuščen iz svoje poletne službe in ne morem prihraniti toliko, kot sem upal (kako). Posledično se bo moja stopnja in začetek kariere zavlekel vsaj za šest mesecev (zakaj). " Razširjena izjava o težavah lahko privede do drugih rešitev, kot so iskanje štipendij, izposoja sredstev, obiskovanje drugačne fakultete za nižje šolnine, delo s krajšim delovnim časom med obiskovanjem šole, zmanjšanje drugih izdatkov za varčevanje ali kombinacija vseh.

2. Razviti alternativne rešitve

Skupna ovira pri uspešnem reševanju problemov je odvisnost od prejšnjih izkušenj, zlasti tistih, ki so podobne trenutnim razmeram. Po mnenju psihologa G. Stanleyja Hall so ljudje večinoma navada, naše dejavnosti in odločitve pa so pogosto avtomatski refleksi, ki temeljijo na naših osebnih pristranskostih, stereotipih in zgodovini.

Številni znanstveniki verjamejo, da je navada naravna posledica evolucije, kompromis med velikansko energijo možganov - možgani predstavljajo manj kot 2% človekove telesne teže, vendar porabijo do 20% našega kaloričnega vnosa - in preživetje . Tekajoč od vriska nevidnega leva je nedvomno rešil več naših prednikov, kot so čakali, da potrdijo njegovo prisotnost.

Na žalost lahko ta težnja k uporabi iste izkušnje pri vsaki težavi vodi do slabih odločitev. Kot je dejal ameriški psiholog Abraham Maslow, "Če imate samo kladivo, vsako težavo vidite kot žebelj."

Razen matematičnih vprašanj ali vprašanj, ki temeljijo na dejstvih, ima le nekaj težav eno samo rešitev. Boljši reševalci težav uporabljajo različne strategije za razvoj več rešitev, preden pridejo do odločitve. Ker se optimalna rešitev običajno odkrije s primerjavo alternativnih rezultatov, je teoretizacija več možnosti in njihovih rezultatov ugodna.

Tehnike oblikovanja več rešitev posameznega problema

V tej fazi je cilj ustvariti čim več potencialnih rešitev, ne da bi upoštevali, ali so realne, praktične ali učinkovite. Koristne tehnike za razbijanje starih navad razmišljanja vključujejo naslednje:

Analogije. Razmislite o podobnih težavah iz preteklosti in njihove rešitve prilagodite trenutnim razmeram. Na primer, podjetje, ki želi prodati nov programski izdelek, lahko razmisli o običajni taktiki trženja v industriji - odobritve znanih oseb, nizke uvodne cene ali nacionalno oglaševanje - za uvajanje izdelka.
Možganska nevihta. Ta tehnika zahteva, da izklopite svoj notranji cenzor in ustvarite čim več rešitev za težavo, ne glede na to, kako navidezna je. Izjemne rešitve, ki jih pogosto imenujemo "kreativno razmišljanje" ali "razmišljanje zunaj okvira", so posledica združevanja, širjenja in izboljšanja izvirnih misli. IDEO, nagrajeno podjetje za oblikovanje in razvoj v Silicijevi dolini, ki je zasluženo za izdelke, kot so originalna miška Apple, vzmetnica Tempur-Pedic in revolucionarni PillPack, se za nove ideje močno zanaša na brainstorming..
Delite in osvojite. Razčleni velik, zapleten problem na manjše, rešljive probleme. Namen Nasinega cilja, da človeka postavi na Luno v šestdesetih letih prejšnjega stoletja, je bil dosežen s hkratnim reševanjem enostavnejših inženirskih problemov, od načina, kako dve ali več raket postaviti drug na drugega (večstopenjska izvedba), do izbire in usposabljanja astronavtov.
Analiza sredstva in konca. Začnite z želenim rezultatom in delujte nazaj skozi kritične korake, ki so potrebni za dosego vašega cilja. Na primer, za prejem napredovanja je potrebno pozitivno priporočilo nadrejenega. Vendar pa nadrejeni običajno ocenjujejo kandidate na podlagi njihovih preteklih uspešnih nalog. Možnost dela na nalogi je odvisna od dosledne udeležbe zaposlenih in delovnih navad in tako naprej in tako naprej, dokler ne pridete do izhodiščne točke vaše analize.
Analiza vzrokov. Namesto da se osredotočamo na težavo, se osredotočimo na vzrok težave. V prejšnjem primeru razlitja olja so prvotno mislili, da je težava daljši čas in stroški čiščenja. Glavni vzrok pa je bila težava hitrega črpanja debelega olja v skladišča.
Poskušanje. Kadar čas ni pomemben in je spremembe razmeroma enostavno izvesti, razmislite o poskusu vsega, dokler ne dosežete optimalne strategije. Nauke, pridobljene iz naših napak, so pogosto bolj dragocene od tistih, ki smo se jih naučili iz naših uspehov. Kot je rekel Thomas Edison, ko je govoril o svojem izumu električne žarnice, "nisem odpovedal. Pravkar sem našel 10.000 načinov, ki niso delovali. "

Čas, potreben za razvoj več rešitev, mora biti sorazmeren obsegu težave in njenemu vplivu. Hkrati pa je poskus, da bi se razvile rešitve za več odločitev, le redko smiselno, zlasti po daljšem obdobju truda. Ko se vam zdi, da ste izčrpali možnosti, je čas, da ocenite potencialne rešitve.

3. Izberite optimalno rešitev

Kritično razmišljanje je postopek zasnove, uporabe, analiziranja, sinteze in vrednotenja informacij za usmerjanje prepričanj in ukrepov, poroča Fundacija za kritično razmišljanje. To je izučen postopek, namenjen preprečevanju pristranskosti, izkrivljanja, predsodkov in neskladnosti ter je ključnega pomena za učinkovito reševanje problemov. Kritično razmišljanje je potrebno za oceno možnih rešitev problema in določitev, ki bi najverjetneje prinesla najboljši skupni rezultat.

Zgodaj odpravite očitne neučinkovite rešitve

Nekatere od predhodno razvitih alternativnih rešitev so nepraktične ali jih ni mogoče uresničiti, ker so predrage, vzamejo preveč časa, zahtevajo nedosegljiva sredstva ali dajejo negotove rezultate. Ocenjevanje takšnih očitno neprimernih odločitev je izguba časa in energije in se ji je treba izogibati, če je mogoče.

Nasprotno pa lahko vaše predhodno skeniranje možnih rešitev ustvari dodaten vpogled in vodi do nesporne najboljše izbire, kar odpravi potrebo po nadaljnji analizi. Jeff Bezos, ustanovitelj Amazon.com, trdi, da je v pomembnih odkritjih ali preskokih izven običajnega razmišljanja vedno prisoten element serendipity - sreče ali sreče..

Razviti matriko odločanja za vrednotenje

Pri reševanju najbolj zapletenih problemov redko obstaja ena sama rešitev, ki ustreza vsem kriterijem - najboljši ustrezajo najpomembnejšim kriterijem z minimalno negativno posledico ali vplivom na druge dejavnike. Po mnenju Mind Tools je odločilna matrika odlično orodje za vizualno razumevanje razlik med alternativnimi rešitvami, kadar ni jasne ali enotne izbire. Potencialne odločitve lahko razvrstimo po stopnji, da izpolnjujejo kriterije za najboljšo izbiro.

Tukaj je nekaj dejavnikov, ki bi jih lahko upoštevali pri analizi možnih rešitev:

Učinkovitost. V kolikšni meri rešitev rešuje težavo?
Praktičnost. Ali je rešitev realna glede na razpoložljive vire in zmogljivosti?
Pravočasnost. Ali bo rešitev ustrezala kritičnim rokom ali časovnim okvirom?
Odhodki. Koliko bo rešitev stala sredstva in trud?
Tveganje. Kakšne so posledice - dobre in slabe?
Upravljivost. Ali je mogoče meriti rezultate?

Vsak faktor je treba tehtati na lestvici od 0 do 10 za pomembnost končne rešitve, pri čemer je 10 najboljša in 0 najslabša uvrstitev. Na primer, ena rešitev lahko v celoti reši težavo („10“ o učinkovitosti), medtem ko druga reši večino problema („7“). Podobno lahko ena rešitev vključuje malo ali nič stroškov ("10") ali zahteva visoke stroške ("0").

Končni korak pri ustvarjanju matrike je določitev relativnega pomena vsakega faktorja v končni raztopini z uporabo odstotkov, tako da so skupne ponderi enaki 100%. Na primer, učinkovitost je lahko ocenjena na 50%, medtem ko je pravočasnost 10%. V takšnih primerih je lahko izpolnjena matrika odločitve podobna naslednji sliki:

Izberite najboljšo rešitev z uporabo razpoložljivih informacij

Če se vam rešitev z najvišjo oceno intuitivno ne zdi najboljša, ponovno razmislite o začetni uteži in uvrstitvi. Nelagodje, ki ga čutite, je lahko znak, da so nekateri dejavniki za vas pomembnejši, kot ste sprva mislili. V tem primeru jih prerazvrstite in ponovno odtehtajte. Zavedajte se, da bo nizek rezultat enega dejavnika morda dovolj, da ga zavržete kot rešitev. Na primer, visoki stroški so morda dovolj, da rešitev postane nesprejemljiva.

4. Izvedite optimalno rešitev

Ko ste se odločili za najboljšo rešitev svoje težave, je čas, da ukrepate. Priznajte, da izvajanje morda ne bo potekalo gladko, še posebej, če je rešitev odvisna od sodelovanja drugih ljudi. Skoraj vsaka odločitev zahteva spremembo statusa quo, kot je napisal Niccolo Machiavelli leta 1532, "ni nič težjega vzeti v roke, bolj nevarno voditi ali bolj negotovo v svoj uspeh, kot prevzeti vodilno vlogo v uvodu" novega reda stvari. " Nagnjenost ljudi, da se upirajo spremembam, je tako razširjena, da svetovalci za upravljanje sprememb redno zaslužijo šest- in sedemštevilčne letne dohodke.

Čeprav je pomembno, da se rešitev kritičnih težav izvede čim hitreje, je tudi preudarno prepoznati ovire, ki se bodo verjetno pojavile, in razviti ustrezno strategijo za premagovanje upora. Tu je nekaj pogostih ovir za spremembe v poslovnem okolju:

Premalo se premika. Ljudje se namesto, da bi se neposredno uprli, lažje odpravijo s prošnjami za več informacij, razmišljajo o drugih alternativah ali zaprosijo za pomanjkanje virov..
Izvajanje traja predolgo. Rešitve je premalo, prepozno.
Neprimerno. Stroški so previsoki ali bodo ovirali druge pomembne naložbe.
Premalo zaposleni. Vaši ljudje so preveč zaposleni ali nimajo dovolj usposabljanja za izvajanje rešitve.
Kupcem ne bo všeč. Izgubili boste tržni delež konkurentom, povečale se bodo pritožbe strank ali trpela storitev za stranke.
Negativne posledice niso znane. Kaj pa, če rešitev ne deluje ali povzroči izgubo posla?
Rešitev ne bo delovala. Analiza problema je napačna, je bila preveč prenagljena ali ni upoštevala potrebnih elementov.

Ne bojte se soočiti z ugovori drugih ali sebe. Z drugimi na vprašanja odgovarjajte dejansko, vljudno in s čim več informacijami. Osredotočite se na reševanje problema, ne na osebnosti vpletenih.

Če se vloži upravičen ugovor ali rešitev, ki prej ni bila obravnavana, bodite pripravljeni preložiti izvajanje, dokler ga ni mogoče preiskati. Če na podlagi prejetih ugovorov ponovno preučite svojo odločitev, hitro preučite in o svojih ugotovitvah poročajte vsem vpletenim. Ne bodite ponosni na avtorstvo rešitve, ampak na postopek za določitev najboljše rešitve.

5. Zaupajte svoji analizi

Če ste vestno upoštevali korake do boljšega reševanja problemov do te točke, zaupajte, da je vaše delo dokončano in ste prišli do najboljše rešitve. Večji odpor, na katerega naletite, je verjetno posledica strahu in pomanjkanja informacij, ne pa resničnega nasprotovanja predlagani rešitvi.

S komuniciranjem svojega procesa lahko spreobrnite ljubitelje nege in ograje v svoj način razmišljanja. Bodite transparentni in neobrambeni, priznajte, da so njihovi strahovi in nasprotovanja naravni in se bodo verjetno pojavili v večini situacij, ki vključujejo spremembe.

Če je bila skupina vključena v postopek, da bi dosegla optimalno rešitev, na podlagi vseh razpoložljivih informacij ugotovite ključne zaveznike, ki lahko pomagajo prepričati druge, da je rešitev zanesljiva. Imeti sponzorje ali »prvake«, ki pomagajo prepričati druge, je vedno dobra strategija pri izvajanju težkih ali spornih sprememb.

Rezultati spremljanja - povratna zanka

Kljub vašim naporom nekatere rešitve ne delujejo po načrtih. Razlogi za to so številni: neupoštevanje vseh dejavnikov, pomanjkanje razpoložljivih informacij, nenamerna pristranskost ali napačna percepcija ali sprememba osnovnih pogojev, ki vplivajo na težavo ali rešitev. Živimo v negotovem svetu, zato le redko obstaja odgovor, ki je resničen ali učinkovit.

V procesu integracije in stalnih inovacij rastejo odlični izdelki in podjetja. Z nenehnim spremljanjem rezultatov, njihovo primerjavo s pričakovanji in poznejšim prilagajanjem svojih ukrepov za boljše doseganje načrtovanega rezultata - sicer znanega kot "povratna zanka" - smo lahko prepričani, da bodo rešitve ostale veljavne in prinesle želene rezultate.

Po Wired-u so povratne zanke, kako se učimo, ali jim rečemo poskus in napaka ali popravek tečaja. Temeljito so jih raziskali in potrdili v psihologiji, epidemiologiji, vojaški strategiji, okoljskih študijah in ekonomiji ter so pogosto orodje v načrtih športnega treninga, strategij izvajalskih trenerjev in številnih programov za samopopolnjevanje. Elon Musk, izumitelj, podjetnik in izvršni direktor Tesla Motors, trdi, da je pomembno imeti povratno zanko, kjer nenehno razmišljate o tem, kaj ste storili in kako bi lahko naredili bolje.

Ker izhajajo iz izvedene rešitve, je pomembno zbrati podatke in ugotoviti, ali so posledice prvotno predvidene. Če pride do nepričakovanega negativnega rezultata ali izida, ki ne ustreza pričakovanim parametrom, boljši reševalci težav ponovijo korake za reševanje težav in po potrebi prilagodijo.

V mnogih primerih so prilagoditve manjše in jih je mogoče hitro izvesti. Vendar je v nekaterih primerih potrebna nova strategija ali rešitev, kar pomeni ponovno težavo z informacijami, pridobljenimi z izvajanjem.

Končna beseda

Reševanje problemov ni prirojena sposobnost, ampak pridobljena spretnost. Ken Watanbe, nekdanji svetovalec McKinseyja in avtor knjige "Reševanje problemov 101", uči, da prakticiranje dobrih spretnosti za reševanje problemov razvija miselnost, ki ljudi sili k temu, da v sebi ustvarijo najboljše in da na pozitiven način oblikujejo svet. Učenje in uporaba ustreznih veščin lahko postane navada, kar lahko olajša reševanje problemov in omogoči vsakemu od nas, da izboljša življenje in svetove.

Ne pozabite, da se vsak dan soočajo s težavami, velikimi in majhnimi, ki jih je treba rešiti. Upoštevanje teh korakov lahko vodi do boljših odločitev in srečnejšega življenja. V mnogih primerih ne povzroča največ stresa, ampak posledice slabe rešitve.