Letni pregled v 15 korakih za vaše podjetje - Ali ste na dobri poti?

Finančno zdravje vašega podjetja je ključni del njegovega uspeha. Vsaj enkrat letno si vzemite čas za preučitev načina poslovanja vašega podjetja in se prepričajte, da izvajate potrebne ukrepe za dosego svojih ciljev. Tukaj je 15 korakov, ki jih lahko storite za to

Prihodki

Prihodek je znesek denarja, ki ga vaše podjetje prinese ali zasluži, preden se morebitni stroški umaknejo. Brez prihodka vaše podjetje ne more ustvariti dobička in dolgoročno ostati uspešno. Tukaj je opisano, kako zagotoviti, da vaši prihodki vodijo do pozitivnih finančnih rezultatov.

1. korak: Primerjajte cilje prihodkov z dejanskimi prihodki

Vsako podjetje potrebuje proračun, ki razčleni pričakovane prihodke in odhodke. Vendar ne pozabite, da proračun ne bo smel zbirati prahu, ko bo pripravljen. To je živi dokument, ki vam lahko pomaga do boljših odločitev in določite področja izboljšav skozi vse leto.

Pritegnite svoj trenutni proračun in primerjajte svoje prihodkovne cilje z dejanskimi rezultati. Ste pogrešali svojo tarčo? Če je odgovor pritrdilen, zakaj? Morda boste morali prilagoditi svojo porabo, da nadomestite primanjkljaj.

Če ste dosegli ali presegli svoje prihodkovne cilje, kaj ste naredili prav? Ali lahko v prihodnosti več storite? Uporabite nekaj svojega presežka prihodkov, da zberete svoj sklad za nujne primere.

2. korak: Diverzificirajte

Medtem ko pregledujete prihodke, si oglejte, koliko prihodka prihaja od ene stranke ali enega izdelka. Če bi znaten delež prišel iz enega vira, kaj bi se zgodilo, če bi se ta tok prihodnosti jutri izsušil? Bi vaše podjetje imelo resne težave? Diverzifikacija na nove izdelke ali trge je lahko tvegana, lahko pa vam tudi pomaga ohraniti merilo stabilnosti.

3. korak: oddajanje virov

Koliko vašega časa porabite za naloge, ki ne prinašajo prihodkov, kot so družbeni mediji, knjigovodstvo, vzdrževanje spletnih strani ali ukvarjanje z na videz brez dna nabiralnika e-pošte? Če čas, ki ga porabite za te naloge, ovira rast, je čas, da oddajate tista področja poslovanja, tako da se lahko osredotočite na rast prihodkov.

4. korak: Preglejte seznam strank

Imate kakšne stranke ali stranke, ki izčrpavajo vašo energijo? Mogoče so tisti, ki se vedno prepirajo nad ceno ali se pritožujejo, ne glede na to, kako težko se trudite, da jim ugodite. Morda je čas, da te stranke razrešite.

Pri ustanavljanju podjetja je običajno, da lastniki podjetij prevzamejo plačilno stranko, ne glede na to, kako težka so. Toda v določenem trenutku vas lahko te težavne stranke v izgubljenem času in prihodkih stanejo več, kot so vredne. Če vas čas, ki ga porabite za odjemalce za odvajanje energije, vara z delom s strankami, ki jih imate radi, jih vljudno in profesionalno odpustite.

Stroški

Pomembno je, da se osredotočite na prodajo in rast, če pa ne upravljate stroškov, prihodki odletijo tako hitro, ko pridejo. Evo, kako se bolj zavedati svoje poslovne porabe.

5. korak: Oglejte si trende iz leta v leto

Oglejte si poročila o dobičku in izgubi v zadnjih nekaj letih. Kako so se vaši stroški spreminjali iz leta v leto? Če vaše podjetje raste, je nekaj povečanja stroškov smiselno. Konec koncev, stroški pogosto vodijo v prihodke. Če pa ne boste pozorni, vam lahko nekateri stroški uidejo. Poglejte natančno svojo porabo in preverite, ali lahko zmanjšate stroške, ne da bi to negativno vplivalo na kakovost.

6. korak: Pregled ponavljajočih se odhodkov

Naročilni poslovni model je v razcvetu. Namesto da kupujete izdelke in storitve po potrebi plačujete mesečno ali letno pristojbino, da jih redno prejemate. To je priročno, ker vam ni več treba skrbeti, če vam bo izdelek zmanjkalo ali je bila storitev prekinjena. Toda to ugodnost je drago, če plačujete naročnine, ki jih ne uporabljate.

Preglejte naročnine in prekličite vse, ki jih ne uporabljate več. Za tiste, ki se jih boste odločili obdržati, razmislite, ali je nivo načrta še kako primeren za vas. Na primer, morda plačujete premijske funkcije v svoji programski opremi za upravljanje računovodstva ali družbenih medijev, ko je družba, ki nižja raven, Hitre knjige bi zadostila tudi vašim potrebam.

Nasvet za profesionalce: Če vaše podjetje plačuje zaposlene ali pogodbenike, je zanesljivo podjetje za plače nujno. Hitre knjige z obračuni integrira prav v knjigovodsko programsko opremo Quickbooks, kar naredi vse brezhibno in preprosto.

Terjatve

Terjatve do kupcev so denar, ki ga stranke dolgujejo za dobro ali storitve, ki ste jih že zagotovili. Veliko podjetij je propadlo, ker so bili prihodki močni, čeprav je bila prodaja močna, namesto na banki. Tako lahko vložite nekaj minut svojega časa, da ohranite močan denarni tok.

7. korak: Poglejte postopke zbiranja

Ali imate zapadle terjatve, ki zapadejo v plačilo za 30, 60 ali 90 dni? Čas je, da pregledate svoje postopke zbiranja. Študija ameriških agencij za zbiranje komercialnih trgov (American Collection Agencies) je pokazala, da verjetnost izterjave na zamuden račun drastično upada, dlje kot neplača. Ob zapadlosti 30 dni imate 88,7-odstotno možnost zbiranja, pri 90 dneh pa ta možnost pade na 68,9%.

Kako se torej izognete temu, da bi vaš težko pričakovani prihodek vezali v bilanco stanja?

• Skrajšajte pogoje plačila. Pošiljanje računov na papirju in prejem čekov je bila pravilo. V tem okolju je bilo plačilo kupcev 30 dni za plačilo smiselno, saj je dopuščalo zamude pri pošti. Danes večina poslovnih e-poštnih računov in izdaja elektronska plačila. Spremenite plačilne pogoje iz "neto 30" v "plačilo, ki je dolgovano ob prejemu" in nadaljujte po dveh tednih.
• Spremljajte stranke takoj, ko bodo plačila zapadla. Pisnih zbirk in e-poštnih sporočil je enostavno prezreti. Pokliči telefon in pokliči stranke, ko njihova plačila zamujajo. Hitro boste ugotovili, ali obstaja težava in jo lahko rešite, hkrati pa ohranite dober odnos s strankami.
• Strankam omogočite spodbudo za plačilo. Spodbujajo stranke, da predčasno plačajo ali kaznujejo tiste, ki plačujejo pozno. Skupna spodbuda je 10-odstotni popust, če stranke plačajo v 10 dneh. Zamudne pristojbine so lahko pavšalne pristojbine ali odstotek zneska računa. Na primer, lahko zaračunate 1,5% neplačanega zneska na mesec, začenši s plačilom računa za 30 dni.

Ohranjanje terjatev in klicanje zapadlih kupcev je bistvena poslovna naloga, toda za katero mnogi lastniki malih podjetij nimajo časa ali nagnjenosti. Če so ta opravila vedno na dnu vašega seznama opravil, ne pozabite, da gre za odlične stvari, ki jih oddajajo v najem.

8. korak: Preglejte pogoje v pogodbah in računih

Vaše stranke ne bodo plačale po urniku, če ne vedo, kakšen je vaš urnik. Prepričajte se, da naročniške pogodbe in računi postavljajo jasna pričakovanja, kdaj bodo plačila zapadla in kaj se zgodi, ko plačila zamujajo.

Ali boste na primer prekinili storitev? Ali boste za bodoče storitve zahtevali predplačilo? Ali jih boste poslali v zbirke? Ko so v pogodbah in računih zapisani pogoji, imate v pogajanjih s poznimi plačniki na voljo pogajalski čip.

Obveznosti

Obveznosti za plačilo je denar, ki ga vaše podjetje dolguje za stvari, kot so komunalne storitve, zaloge in zaloge. Upravljanje zapadlih plačil je bistvenega pomena, ker če ne nadzorujete svojih obveznosti, lahko hitro pridobite ugled počasnega plačnika pri svojih prodajalcih in dobaviteljih. Lahko vas stane tudi denar v obliki zamudnih provizij, povečanih obresti in celo izgubljenih dobaviteljev. Tukaj je opisano, kako zagotoviti, da odgovorno upravljate svoje račune.

9. korak: Preglejte pozne pristojbine

Ali je vaše podjetje lani plačalo zamudne pristojbine? Enkrat je pozabiti na plačilo, toda če izgubite kos prihodkov zaradi zamudnih provizij za zapadle zapadle obveznosti, morate ugotoviti razlog.

Morda imate težave s plačevanjem računov, ker vas stranke počasi plačujejo. Ali pa so morda vaše knjige neorganizirane in bi imeli koristi od boljšega knjigovodskega sistema. Ponovno je knjigovodstvo in plačilo računov enostavno področje oddajanja, če gre za nekaj, s čimer se sami spopadate.

Sredstva

Sredstva so vrednostne postavke, ki jih ima vaše podjetje. Sem spadajo opredmeteni predmeti, kot so denar, zaloga, pohištvo in oprema, pa tudi neopredmetena sredstva, kot so avtorske pravice, patenti in ugled vašega podjetja. Če svojih sredstev ne spremljate pravilno, morda ne veste, kako se uporabljajo, kdaj jih je treba popraviti ali zamenjati ali kdaj pride do izgube. Tukaj je opisano, kako zagotoviti, da zaščitite svoje naložbe.

10. korak: Preglejte seznam osnovnih sredstev

Kaj imate v lasti? Vsako podjetje potrebuje seznam osnovnih sredstev, ki vključuje opis vsakega sredstva ter njegovo kupnino in datum. To je lahko preprosta preglednica ali podroben časovni načrt amortizacije, ki ga vodi vaš računovodja. Vsaj enkrat letno preglejte ta seznam in se prepričajte, da so dodane nove postavke, da ne boste zamudili nobenih dragocenih amortizacijskih odbitkov v svoji davčni napovedi.

Poiščite tudi predmete, ki ste jih odstranili s seznama. Podjetja pogosto zamenjajo star kos opreme ali ga vzamejo iz uporabe, pozabijo pa ga odstraniti iz registra osnovnih sredstev. Če boste morali v državno ali lokalno vlado vložiti obračun poslovnega osebnega premoženja, puščanje starih sredstev na seznamu lahko pomeni, da vsako leto preplačujete ta davek.

11. korak: Preverite popravilo in zamenjavo

Oglejte si svoja fizična sredstva, kot so vozila, oprema, pohištvo in računalniki. Ali kdo od njih potrebuje vzdrževanje? Zdaj je pravi čas, da to načrtujete. Medtem ko že razmišljate, razmislite, ali je treba v naslednjem letu ali dveh zamenjati fizično premoženje. Če je tako, boste morda želeli začeti namenjati sredstva za kritje nadomestitve.

12. korak: Spremljajte svoj spletni ugled

Ugled vašega podjetja ni postavka v bilanci stanja, vendar brez napake: v današnjem svetu, osredotočenem na splet, je nadziranje spletnega ugleda nujno.

Google vaše ime podjetja, da vidite, kaj se pojavi. Preglejte ocene na Yelp in drugih spletnih mestih za pregled. Če najdete negativne ocene, odgovorite na konstruktivne povratne informacije na način, ki kupcem pokaže, da želite popraviti stvari. Če vidite informacije, ki so netočne ali neprimerne, poiščite njihovo odstranitev.

Druga področja

Tu je nekaj dodatnih korakov za zagotovitev, da je vaše podjetje zdravo in usmerjeno tja, kamor želite.

Korak 13: Preglejte svojo pravno strukturo

Ali je vaše podjetje samostojno podjetje, partnerstvo, LLC, S-korporacija ali korporacija? Ali je ta pravna struktura še vedno smiselna? Če je vaše podjetje od izbire vrste podjetja močno naraslo, se posvetujte s svojim računovodjem ali svetovalcem, ali je vaša trenutna poslovna struktura še vedno prava za vas.

Davčna reforma je spremenila več sprememb davčnih pravil za podjetja, zlasti korporacije. Morda boste lahko izkoristili nove priložnosti za davčno načrtovanje in znižali svoj račun za davek s spremembo poslovne strukture.

14. korak: Preverite zavarovanje poslovnega zavarovanja

Kako se je vaše podjetje spremenilo v zadnjem letu? Spremembe velikosti, strukture in poslovnega modela vašega podjetja lahko vplivajo na vrsto in višino zavarovalnega kritja, potrebnega za njegovo zaščito. Program zavarovanja, s katerim ste začeli, morda več ne ustreza.

Zakažite se sestanek z vašim zavarovalnim agentom in se pogovorite o tem, ali morate dodati kritje ali povečati omejitve glede splošne odgovornosti, premoženja, poklicne odgovornosti, odškodnine delavcev ali krovnega kritja. Medtem ko ste pri tem, pridobite konkurenčne ponudbe drugih podjetij. Nakupovanje naokoli vam lahko prinese boljšo ceno za isto kritje.

15. korak: preizkusite spletno varnost

Ohranjanje vaših podatkov in informacij vaših strank je varno in zasebno. Za zagotovitev zaščite vaših podatkov sledite tem korakom Nacionalne zveze za kibernetsko varnost:

• Prepričajte se, da je varnostna programska oprema v vseh vaših napravah trenutno zaščitena pred virusi, zlonamerno programsko opremo in drugimi spletnimi grožnjami.
• Vključite samodejne posodobitve programske opreme, če je to možnost.
• Vedno uporabite močna gesla in dvofaktorsko preverjanje pristnosti, kadar koli je to mogoče.
• Redno varnostno kopirajte podatke v oblaku ali na ločenem trdem disku.
• Zagotovite, da je dostop do podatkov ali kritičnih sistemov omejen na zaposlene, ki jih potrebujejo za opravljanje svojih nalog.
• Imeti jasno politiko, kaj lahko zaposleni hranijo in namestijo v svoje delovne računalnike in naprave.
• Usposobite zaposlene, da nikoli ne odpirajo sumljivih povezav v e-pošti ali obiskujejo neznanih spletnih mest.

Končna beseda

Zdravo podjetje ne gre samo za dobiček. Gre tudi za branje med vrsticami in postavljanje pravih vprašanj, da vidite, kako lahko izboljšate svoje podjetje. Zgoraj opisani koraki trajajo nekaj časa, zato če se vam zdi, da ne boste imeli nekaj dni, da se lotite vsega enkrat na leto, odložite nekaj ur vsak mesec ali četrtino in seznam razdelite na obvladljive koščke.

Ne glede na način, ki ga izberete, vam lahko z nadzorom podjetja zagotovite dober občutek, kaj se dogaja z vašim podjetjem, in vam pomaga, da se pozneje izognete kakršnemu koli finančnemu krčenju..

Ali redno preverjate finančno zdravje podjetja? Katere korake bi dodali na ta seznam?