6 nasvetov za upravljanje majhnega podjetja za povečanje produktivnosti
Se sliši skrajno? Razmislite o tem: v raziskavi, ki jo je izvedel Microsoft, so raziskovalci ugotovili, da so delavci porabili le približno 60% svojega razpoložljivega delovnega časa. To pomeni, da so bili med petdnevnim delovnim tednom produktivni le trije dnevi. Zdaj to uporabite za svoje podjetje. Če je čas denar, kako bi se počutili, če zaslužite le 60% časa, ki ga preživite v službi?
Zdaj imam vašo pozornost?
Resničnost je, da je čas enostavno zapraviti, in če nimate vnaprej določene ideje, kako ga boste porabili, bo minil, še preden ga sploh poznate. Vendar ne skrbite - tukaj je šest nasvetov, ki jih lahko vsak lastnik malih podjetij uporabi, da kar najbolje izkoristi svoj čas.
Nasveti za upravljanje časa za mala podjetja
1. Zanemarite svoj e-poštni naslov
To se verjetno sliši veliko lažje, kot je, saj večina ljudi na vsakih 5–10 minut preverja svoje. Če pa seštejete vse minute, ki so potrebne za nenehno preverjanje mape »Prejeto« in nato odgovarjanje, je enostavno razbrati, zakaj je tako zapravljanje časa.
Namesto da bi bili suženj vaše e-pošte, postavite to nanjo svoj časovne omejitve. Čez dan odložite dve časovni obdobji, da preverite vsa sporočila in se odzovete nanje. To bo zahtevalo resno motivacijo in disciplino, vendar vam bo omogočilo, da več pozornosti in časa namenite drugim nalogam, ki jih sicer lahko nenehno prekinjate s preverjanjem e-pošte.
Če vas skrbi, da bodo ljudje užaljeni zaradi tega, koliko časa je potrebno, da se odzovete, nastavite samodejni odzivnik, ki ljudem sporoči, da za odziv potrebujete 10-12 ur ali celo 24 ur, če je to sprejemljivo za vašo vrsto posla.
2. Ne opravljajte več nalog
V Psihonomski bilten in pregled, strokovnjaki so pokazali, da je le približno 2,5% ljudi sposobnih učinkovito opravljati več nalog in še vedno dobro delovati pri vsaki dejavnosti. Poleg tega Inštitut za psihiatrijo na Londonski univerzi kaže, da IQ osebe pade za 10 točk, ko jih pretirano spodbujajo e-poštna sporočila, besedila in telefonski klici.
Po drugi strani strokovnjaki za upravljanje s časom ocenjujejo, da bo osredotočenost na eno stvar hkrati podvojila produktivnost, rezultat dela in uspešnost. In če vodite majhno podjetje, to lahko pomeni razliko med uspehom in neuspehom. Prisilite se, da naredite eno stvar hkrati, tako da nastavite uro ali časovnik za določen čas, nato pa se osredotočite na to eno nalogo, dokler je ne končate.
3. Nastavite cilje po korakih
Ena stvar je določiti cilj in čisto drugo določiti podroben cilj, kjer so koraki in koraki, potrebni za njegovo uresničitev, vnaprej opisani. Mnogi si postavljajo splošne cilje in se z njimi nikoli ne držijo. Na primer, pomislite na milijone novoletnih resolucij, ki jih določa vsako leto. Težava teh vrst ciljev je, da ljudje, čeprav so lepe ideje, preprosto ne vedo, kako jih uresničiti.
Da bi svoj čas najbolje izkoristili v svojem poslu, bi moral biti vaš dan sestavljen iz vrste ciljev, ki imajo določene mejnike. Na primer, če je vaš cilj pridobiti pet novih strank, si omislite to in zapišite vse korake, ki jih boste morali sprejeti, da jih uresničite. Z ločitvijo večjih ciljev na manjše korake boste lahko učinkoviteje dosegli svoje cilje, saj natančno veste, katere korake morate storiti na tej poti. Kdo pa ne mara malo pozitivne okrepitve? Vedeti, da ste izvedli določene korake k osvojitvi svojega cilja, je lahko zelo motivirajoče.
Morali bi si postaviti cilje pred kosilom in po kosilu, in se prepričajte, da so najpomembnejše obloge pred kosilom. Če veste, da ne morete pustiti jesti, dokler vaši cilji ne bodo izpolnjeni, se boste bolj osredotočili na opravljanje nalog in si ne dovolite, da bi vas spremljali.
4. Organizirajte svoj čas in prostor
Težko je delati organizirano, ko je vse okoli vas v kaosu. Študija, ki jo je izvedel Esselte, kaže, da se 43% Američanov meni, da so neorganizirani in da zaradi pomanjkanja organiziranosti ostanejo pozno v pisarni vsaj dve noči na teden. Ni nujno, da je tako.
Strokovnjaki organizacije se strinjajo, da je prvi korak k povečanju produktivnosti očistiti in nato organizirati svoj prostor. Odpravite vse, kar ni potrebno, in ustvarite sistem za stvari, ki so. Na primer, uporabite datoteko z barvno kodo datotek za nujne predmete, ki jih je treba opraviti tisti dan, in drugo za stvari, ki lahko počakajo do jutri. Če pa ste tehničar, uporabite svoj skener in ustvarite datoteke v računalniku ali Blackberryju z isto vrsto sistema.
Organizirati bo treba ne le svoj prostor, ampak tudi svoj čas. Mnogi ljudje uporabljajo sistem za povečanje časa, kjer si dovolijo določeno količino časa, da opravijo stvari na svojem seznamu opravkov. Z odličnimi brezplačnimi spletnimi orodji, kot je e.ggtimer, pripomočkom, ki deluje tako kot časovnik za jajca, lahko nastavite čas in vas na to opozorite, ko se začne. Nič ni takšnega, kot če bi dirkali proti uri, da bi dosegli cilj za tiste od nas bolj tekmovalnih vrst.
5. Vstavite to v pisanje
Nekaj je pisnega zavezanosti načrtu, kar ga nekako strdi v vaših mislih. Z zapisovanjem načrta delovanja za dan - vključno s cilji in podrobnostmi o njih - boste oboroženi z načrtom, ki bi vas moral učinkovito izvajati skozi dan. Seveda se boste še vedno spopadali z motenji, a če boste jasno razumeli, kaj morate opraviti za ta dan, boste bolj verjetno, da se boste vrnili k tej nalogi, namesto da bi se brezciljno oddaljili od ene naloga do naslednjega.
Nekateri strokovnjaki menijo, da bi morali ta seznam sestaviti že noč prej. Tako boste naslednji dan začeli popolnoma pripravljeni, namesto da zapravljate čas in se odločite, kako pristopiti k nalogam in ugotoviti, kaj morate narediti.
6. Spremenite svoj avto v pisarno
Če ste film videli, Odvetnik Lincoln, cenili boste naslednji naslednji, skrajnejši nasvet. Se vam kdaj zdi, da bi lahko opravili kakšno delo med vožnjo med sestanki ali se družili v avtu in čakali, da se sestanek začne? Namesto da zapravljate ta dragoceni čas, pripnite faks in kopirni stroj na svoj avto in izkoristite čas za izvajanje potrebnih, a pogosto zelo neprijetnih, ko ste na poti. Oglejte si prenosni GSM faks, tiskalnik in optični bralnik Possio Greta in nikoli več ne pustite, da bi bil čas vožnje zapravljen. Prav tako lahko z mobilno internetno kartico vlagate v pametni telefon ali prenosni računalnik, tako da ste vedno povezani.
Končna beseda
Stara poslovica "čas je denar" temelji na resnici, ki je verjetno ne bo nikoli spremenila. In če se ukvarjate sami, je najlažji način, da povečate svoj dohodek, bodite pozorni na to, kako porabite svoj čas, in nato prilagodite, da boste lahko bolje porabili.
Če imate še druge predloge, kako najbolje izkoristiti svoj čas, preživet v službi, jih objavite spodaj.
