Kaj je coworking - prednosti in slabosti, skriti stroški skupnega pisarniškega prostora

Če razmišljate o prehodu na coworking, razmislite vse stroškov pred potapljanjem v.

Kaj je coworking?

Coworking je dogovor o delitvi pisarn med posamezniki in (včasih) majhnimi podjetji. V nekaterih primerih je ureditev zelo neuradna: lastnik podjetja, ki ima v lasti ali zakupi prevelik pisarniški prostor, nato najame pisalne mize in pisarne drugim. Coworking prostori delujejo tudi kot formalna podjetja, najemajo pisarniške in pisarniške prostore svobodnjakom, telekomunikacijam in celo poslovnim potnikom. Modeli delovanja so različni, pri nekaterih podjetjih, ki se ukvarjajo s sodelovanjem, zaračunavajo dnevno, tedensko ali mesečno najemnino, medtem ko druga prodajajo članarine, ki članu omogočajo uporabo delovnega prostora in njegovih ugodnosti. Coworking prostori običajno ne uporabljajo dolgoročnih pogodb o članstvu ali najemnin.

Različne ureditve v coworking pisarni so prav tako različne. Nekatera podjetja, ki se ukvarjajo s sodelovanjem, najamejo pisarniški prostor, ko vsak dan prinesete svoj servis - vsak dan pripeljete svoj prenosnik in se usedete na kateri koli delovni prostor. Druge pisarne so bolj uradne in dodeljujejo mize ali pisarne članom. Glede na prostor in razporeditev imate na voljo uradne pisarne in odprte sedežne garniture.

Nekateri lastniki coworking prostora poleg ponujanja pisarniškega prostora in skupne uporabe udobja aktivno spodbujajo sodelovanje med člani s sponzoriranjem mrežnih dogodkov ali "spoznavanjem vas", ki članom omogočajo, da se predstavijo drug drugemu.

Zakaj coworking?

Medtem ko je delo od doma dobra možnost za nekatere, se drugi ljudje vsak dan odločijo za najem in potovanje v coworking pisarno. Tule je razlog:

1. Zmanjšani stres
Če zapustite delo v pisarni, je veliko lažje, ko dejansko morate zapustiti pisarno. Delo od doma je lahko naporno, zlasti če ni domačega pisarne ali ločenega delovnega prostora, kamor bi se lahko umaknili. Nekateri ljudje, ki delajo doma, se počutijo krive, če ne delajo ves čas. To lahko ustvari napetost z drugimi družinskimi člani, hkrati pa oteži sprostitev.

2. Izboljšano upravljanje s časom
Otroci, hišni ljubljenčki, sosedje, vozniki dostave, televizorji, kuhinje in knjige so vse velike zmote. Številnim ljudem je težko zmanjšati prekinitve delovnega dne in številne prekinitve lahko osemurni delavnik spremenijo v dvanajst ali štirinajsturni.

3. Več socialne interakcije
To ni pomembno za vsakogar, vendar nekateri ljudje cenijo, kako se odpraviti in imeti možnost pogovora in interakcije z drugimi v poslovnem okolju.

4. Omrežne priložnosti
Sodelavci so lahko odlični obetavci ali viri napotitve.

5. Profesionalna nastavitev
Coworking pisarna ponuja telekomunikacijam in svobodnjakom profesionalno, tiho alternativo srečanju s strankami doma ali v kavarnah.

6. Nizka zahteva po vzdrževanju
Uprava ali lastniki coworking prostorov prevzamejo odgovornost za vzdrževanje pisarn in skupne opreme.

7. Manj drago in manj tvegano kot najem zasebnih pisarn
Najem zasebne pisarne, zlasti v velikem mestu, je dragocena možnost. Najemnine so običajno visoke, prav tako stroški opremljanja pisarne, nakupa pisarniške opreme, plačila komunalnih računov, čiščenja prostora in plačevanja izvajalcev, da se rešijo potrebnega vzdrževanja stavbe. Poleg tega mnogi najemodajalci v poslovnih prostorih zahtevajo, da najemniki podpišejo dolgoročne najemne pogodbe. Najemniki s težavami z denarnim tokom ali tisti, ki se morajo poslovno odpraviti iz mesta, se lahko zataknejo plačevati najemnino, tudi kadar si tega ne morejo privoščiti ali pa prostora ne potrebujejo. Sodelovanje omogoča članom, da si delijo stroške komunalnih storitev, interneta in pisarniških strojev, hkrati pa nudijo kratkoročne načrte članstva.

Sodelavci skritih stroškov

Čeprav je lahko delo na delovnem mestu priročna in stroškovno učinkovita alternativa delu od doma ali najemu poslovne pisarne, se je treba zavedati nekaterih manj kot očitnih stroškov dela v skupnem prostoru. Seveda, če ste navajeni delati v tradicionalni pisarni, ti stroški morda niso tako "skriti", če pa delate od doma, potem lahko naletite na (ali se ponovno srečate) z nekaterimi od teh stroškov zunaj straže.

1. Vožnja s službo
Razen če je vaš prostor za delo v coni nedaleč od vašega doma, morate obračunati stroške potovanja. Te se razlikujejo, vključujejo pa stroške plina, vzdrževanja avtomobilov in prevoznin. Vožnja s službami na vaš delavnik doda tudi neplačan čas. In glede na situacijo parkiranja v vašem coworking prostoru boste morda morali plačati tudi parkirnine.

2. Nega otrok in hišnih ljubljenčkov
Če nameravate cel dan preživeti delajo zunaj doma, boste morda morali plačati za storitve varstva otrok ali hišnih ljubljenčkov.

3. Hrana in pijača
Ko delate od doma, imate na razpolago svojo kuhinjo, kavo in kavo. Če delate od doma in ne čutite, da bi vsak dan pospravili kosilo, boste morali kupiti predmete, ki jih lahko shranite v pisarni, ali plačati kosila v lokalnih restavracijah. Ostati brez kofeina je še ena težava: nekatere coworking pisarne ponujajo osnovno kavo in vročo vodo za čaj, a pesem sirene lokalnega Starbucks-a ali neodvisnega pražarja vas lahko privabi iz vaše mize pogosteje, kot bi si želeli. Na žalost se stroški teh lattes hitro seštejejo.

4. Druženje
Tudi če vsak dan previdno spakirate kosilo in se držite kave iz pisarniškega avtomata K-cup, vas lahko prijazni uradniki še vedno prosijo za kosilo, kavo ali pijače po opravkih. Če ste samotni tip ali pa vam ni vseeno za mreženje, odklanjanje teh ponudb morda ne bo težava. Če pa se želite družiti, pojdite naprej in preračunajte svoj proračun za zabavo, da bi se prilagodili tem mrežnim dejavnostim.

5. Skladiščenje
Nekateri prostori za najem prostorov najemajo omarice za shranjevanje članom, ki nimajo stalne mize. Prednost najema omaric je, da vam ni treba vsak večer prenosnik domov in drugih potrebščin vleči domov. Pomanjkljivost je, da je najemnina dodatni strošek.

6. Tehnologija in elektronika
Prostori za sodelovanje v coni običajno ne vključujejo dostopa do računalnika, zato načrtujte, da svoj prenosnik začnete delovati. Poleg prenosnega računalnika prinesite še zunanje naprave, ki jih želite uporabljati, na primer velik monitor, ergonomsko tipkovnico ali sledilno kroglico. Medtem ko te predmete vsak dan v službo in z dela odpeljete, je možnost (kot jih pozabljate doma), morda si boste bolje služili, da si prihranite težave, če kupite drugi komplet zunanje opreme za delovno mesto.

7. Pisarniške storitve
Niso vsi coworking prostori ustvarjeni enako. Nekatere pisarne ponujajo brezplačno uporabo kopirnega stroja / tiskalnika / faksa, druge pa vam lahko zaračunajo to uporabo. Podobno nekatere pisarne vključujejo stroške WiFi v najemnini, druge pa zaračunavajo dodatno za povezljivost ali pa od varnostnih razlogov zahtevate, da priskrbite svojo lastno dostopno točko. Pomembno je, da natančno veste, kaj pokriva najemnina, preden podpišete pogodbo, da boste lahko obračunali morebitne dodatne stroške.

8. Pisarniške potrebščine
Načrtujte nakup lastnih peresa, ovojnic, sponk, sponk za papir in drugih standardnih potrebščin.

9. Oblačila
Coworking pomeni, da ne morete več delati v pižami z neredom nepletenih las. Medtem ko večina pisarn ne predpisuje pravila oblačenja, obstaja splošno pričakovanje, da se člani zdijo združeni in predstavljivi. Poleg tega služba v službo poveča obrabo oblačil in čevljev, ko pogumno držite elemente. Ko se prijavite za druženje, se pripravite, da povečate svoj proračun za oblačila in osebno nego.

10. Zdravljenje Sniffles
Če ste kdaj delali v pisarni, verjetno imate ne tako ljube spomine na prehlad, napihnjenost in druge bolezni, ki so občasno prevzele delovno mesto. Žal skupni delovni prostor pomeni skupne mikrobe, zato pripravite svoj imunski sistem na grd šok.

11. Davki
Članarina za članarino ali najemnina je morda neobdavčena, vendar so to tudi stroški domačih pisarn. Pogovorite se s svojim davčnim svetovalcem, da ugotovite, ali bo prehod na coworking prostor vplival na vašo davčno obveznost, in če bo, na koliko.

12. Zavarovanje
Preverite svojo najemno pogodbo ali pogodbo o članstvu, da ugotovite, ali je prostor zavarovan in ali zavarovanje krije nesreče ali izgube, ki so jih utrpeli vi, vaše stranke ali vaši obiskovalci. Če ne, se posvetujte z zavarovalnim agentom, če želite izvedeti o možnostih kritja. To je pomembno vprašanje, zato boste morda želeli voditi zavarovalno zavarovanje urada mimo svojega odvetnika.

13. Kraja
Običajno je, da je varnost v coworking prostorih ohlapna, še posebej, ker člani prihajajo in odhajajo prosto brez pravega nadzora. Na žalost vaše delo in osebni predmeti ostajajo izpostavljeni tatvinam.

Zmanjšanje stroškov

Kljub dodatnim stroškom mnogi menijo, da coworking ponuja velike prednosti pred tradicionalnimi domačimi ali komercialnimi pisarnami. Če se odločite za podpis sporazuma o sodelovanju, je tukaj nekaj načinov za zmanjšanje stroškov:

1. Predplačilo najemnine ali članstva
Nekateri coworking prostori ponujajo popuste članom, ki predplačajo svoje pristojbine ali najeti. Vprašajte upravitelja prostora, če je to mogoče. Če je tako, se dogovorite tudi za pisni sporazum o vračilu denarja, če boste morali zapustiti mesto ali se vrniti na domačo pisarno.

2. Oglejte si podatke o mesečnih najemninah
Ne pozabite, da dejanski stroški dela niso samo najemnina ali mesečni prispevek. Ugotovite, kaj je vključeno v vaše sodelovanje v članstvu in kaj stane dodatno. Samo torej bi morali drobiti svoje številke.

3. Lokacija, lokacija, lokacija
Kadar je mogoče, izberite prostor za coworking, ki je blizu vašega doma. Tesna bližina vam omogoča, da prihranite pri času in stroških potovanja, hkrati pa vam omogoča tudi tek do doma na kosilo. Če v vašem domu ni delovnih prostorov, poenostavite življenje in prihranite čas z izbiro pisarne, ki je blizu nakupovanja, bančništva, zdravstvenih klubov ali najljubših klepetalnic. Če veliko potujete ali če pogosto sodelujete z strankami iz mesta, poiščite pisarno v bližini letališča. Upoštevati morate tudi dejavnike, kot sta parkiranje in bližina javnega prevoza. Čas je denar, še posebej, če ste svobodnjak, zato ne podcenjujte pomena dostopnosti pri izbiri pisarne.

4. Shranite kosilo in prigrizek na mestu
Če vaš prostor za delo vključuje kuhinjo, imejte v pisarni zamrznjene predmete, mikrovalovne juhe in pritrditve za sendviče. Kupite veliko posodo za shranjevanje hrane, na njej napišite svoje ime s trajnim označevalnikom in ga napolnite s sendvič ovitki, narezki in siri, da si boste lahko sami pripravili kosila. Če imate na razpolago te predmete, zmanjšate skušnjavo, da bi jedli ali oddali hrano.

5. Izkoristite promocije kavarne in restavracije
Kadar koli se lahko izognete plačilu polne cene, bi morali. Številne restavracije ponujajo poceni umazanijo, primerno za kosilo, zato ne pozabite vprašati lokalnih jedilnikov za njihove kosilo. Nekatere kavarne ponujajo popust, če prinesete svojo skodelico ali termos. Prav tako ne pozabite vprašati svojih najljubših postankov o programih zvestobe s punch karticami.

6. Povečajte produktivnost javnih prevoznih storitev
Če vas avtomobil ne zanima, izkoristite čas za potovanje, da se seznanite s poklicnim branjem ali za pregled e-poštnih sporočil. Če vam branje, ko ste v gibanju, ne deluje, poslušajte industrijske podcaste na poti v pisarno.

7. Poglejte v ugodne davčne ugodnosti
Če ste zaposleni v telekomunikaciji, ugotovite, ali vaše podjetje sodeluje v programu ugodnosti za dajatve, ki vam omogoča plačilo vstopnic za javni prevoz z dolarji, odbitimi s plače. Ti programi vam lahko prihranijo na stotine dolarjev vsako leto.

8. Preglejte možnosti tranzitnega prehoda
Spremljajte, koliko porabite vsak mesec za vozovnice za avtobuse in vlake. Številna javna tranzitna podjetja ponujajo več struktur vozovnic, zato si vzemite čas za pregled vseh možnosti, da zagotovite najboljšo ponudbo.

9. Pogajajte se z lokalnimi podjetji
Lokalni trgovci, ki ne poznajo vašega prostora za sodelovanje, bodo morda pripravljeni ponuditi posebne ponudbe za člane. Pogovorite se z upravnikom vašega coworking prostora, da ugotovite, ali se je pripravljen pogovarjati z lokalnimi podjetji o ponujanju posebnih popustov za vas in vaše uradnike.

Končna beseda

Tehnologija naredi coworking odlična alternativa za svobodnjake in telekomunikacijske delavce, ki ne želijo delati od doma. Kljub temu je pomembno priznati vse dodatne stroške, povezane s sodelovanjem. Vključitev teh stroškov v vaš proračun, preden se odločite za sodelovanje v coworking prostoru, je moder in bistven korak pri upravljanju vašega podjetja in osebnih financ.

Ali uporabljate prostor za coworking? Kako se to dela?