Kako napisati in razširjati sporočilo za javnost, ki prinaša rezultate
Kljub temu tisk številnih sporočil nikoli ne uporablja, saj bodisi niso primerni za določeno publikacijo bodisi ne vsebujejo nobenih zanimivih novic. Če boste poskušali širiti besedo o svoji organizaciji ali dogodku, je ključno razumeti, kako oblikovati sporočilo za javnost, ki vas bo opazilo - in dobili boste želene rezultate.
Sestavni deli učinkovitega sporočila za javnost
Da bi povečali možnosti, da se vaše podjetje predstavi v medijih, pišite o temah, ki neposredno in pozitivno vplivajo na skupnost. Na primer, če se vaše podjetje širi, se prepričajte, da se osredotočite na to, kako širitev ustvari nova delovna mesta. Ali če vaše podjetje sodeluje pri zbiranju sredstev za lokalno dobrodelno organizacijo, to poudarite v sporočilu za javnost in povabite skupnost, da podpre zadevo.
Poleg tega je treba vključiti naslednje:
1. Zanimiv naslov
Da bi pritegnili pozornost novinarja, je pomembno, da napišete izjemne naslove. Navsezadnje je vloga naslova spodbuditi novinarja ali drugega medijskega strokovnjaka, naj še naprej bere vaše sporočilo za javnost. Zato v naslovu vedno uporabljajte aktivni glas, ne pa pasiven. Na primer, "Razširitev podjetja poveča lokalno zaposlenost za 500%" je učinkovitejša od "Podjetje bo zahodni konec tovarne podaljšalo za 2000 stopala."
2. Navdušujoče vodstvo
Ko novinarja pritegnete s tem, ko mu predstavite temo, za katero bi se publika in urednik publikacije zdela zanimiva, je ključnega pomena, da novinar še naprej sodelujete. Da bi to storili, napišite vodnik (začetek sporočila za javnost) tako, da privabi srca ali misli vaših bralcev. Ne pozabite, da čim hitreje odgovorite na vprašanja "kdo", "kaj", "kje" in "zakaj". Upoštevajte tudi, da vam na tem mestu ni treba ponujati veliko podrobnosti - to pride kasneje.
3. Navedbe
Da bi vašemu sporočilu za javnost dodali več vsebine, vključite podporne citate posameznikov in skupin, o katerih je razpravljalo v sporočilu. Na primer, če vaše majhno podjetje gosti dogodek, ki zbira denar za določeno dobrodelno organizacijo, vključite ponudbe odločevalcev dobrodelnih organizacij - in, če je mogoče, vključite ponudbe ljudi, ki jih bo zbiranje sredstev neposredno prizadelo. Kratki intervjuji, ki jih vodite po e-pošti ali telefonu, bi morali biti dovolj za zbiranje vseh potrebnih ponudb.
Prepričajte se, da so ponudbe, ki jih uporabljate, inteligentne in podpirajo cilj sporočila za javnost. Še več, če obstajajo slovnične napake v citatih, bodite prepričani, da popravite te napake, ne da bi spremenili kontekst.
4. Kontaktne informacije
Bodite prepričani, da v sporočilo za javnost vključite natančne kontaktne podatke, da bodo novinarji lahko z vami ali z vašo organizacijo kontaktirali vprašanja. Vključite tudi kontaktne podatke, usmerjene k strankam, da lahko kupijo vaš izdelek ali storitev. Proti koncu sporočila za javnost o sebi ali svojem podjetju zaznajte svoje ozadje, poslanstvo in storitve.
5. Dejstva, statistika in zaznamki
Če želite dati svojo snov za sporočilo za javnost, v sporočilo za javnost vključite podporne statistike iz uglednega vira. Na primer, vključite ponudbe generalnega direktorja vašega podjetja, strokovnega poslovnega analitika ali celo zadovoljnega potrošnika.
6. Ekonomična uporaba besed
Novinarji imajo omejen čas, zato naj bodo sporočila za javnost kratka in aktualna. Če lahko namesto osem uporabite pet besed, če želite nekaj povedati, storite to in omejite velikost sporočila za javnost na približno eno stran. Novinar vas lahko vedno pokliče, če potrebuje dodatne podrobnosti. Če želite, lahko priložite informativni list o svojem podjetju za referenco.
7. Natančnost in pravilna slovnica
Preden predstavite sporočilo za javnost, preverite, ali so vse informacije točne in ne zastarele ter da dokument ne vsebuje slovničnih napak in črkovalnih napak. Pomembno je, da se zdite profesionalni in zanesljivi - dobite samo en strel, da naredite odličen prvi vtis.
8. Profesionalne fotografije
Vse publikacije ne morejo osebno fotografirati vas ali vaše organizacije. Zato je odlična ideja, da so za vaše medijske stike pripravljene fotografije profesionalne kakovosti. Te slike naj bodo v formatu jpeg in morajo biti v velikosti vsaj 5000 × 500 slikovnih pik in 72 pik na palec (DPI) za spletne medije - in višje za tiskanje, za kar so pogosto potrebne slike v velikosti 300 DPI.
Možnosti za pisanje sporočila za javnost
Ob izbiri, kdo bo sestavil vaše sporočilo za javnost, obstaja več možnosti. Bodite iskreni pri svoji oceni sposobnosti sebe in osebja ter o proračunu svojega podjetja, če upoštevate naslednje:
1. Napišite si ga sami
Če ste prepričani v svoje PR in marketinške sposobnosti, napišite sporočilo za javnost sami. Navsezadnje nihče ne pozna vašega podjetja bolje kot vi - in kakšen boljši način je, da prihranite?
2. Najemite profesionalnega pisatelja
Če nimate veščin ali nimate časa za pisanje sporočila za javnost, je odlična alternativa zaposliti nekoga, ki bi ga napisal namesto vas. Bodite prepričani, da sodelujete s pisateljem, ki ima veliko poslovnih in marketinških izkušenj. Če želite določiti njegovo raven izkušenj, zahtevajte informacije, ki se nanašajo na poklicno znanje, in zahtevajte tudi neposredne vzorce. Stopite še korak naprej in strokovne podatke prosilcev potrdite s preverjanjem LinkedIn profilov ali z iskanjem po Googlu.
Če želite poiskati pisatelja, prosite sodelavce za napotitev, objavo oglasa na spletnem mestu Craigslist ali na spletnih straneh družbenih medijev ali pa uporabite iskalnik. Cene za profesionalnega samostojnega pisca se lahko razlikujejo od 50 do 500 dolarjev glede na njegovo izkušnjo.
3. Sodelujte s PR agencijo
Poleg pisanja sporočil za javnost lahko PR agencija sodeluje z vami, da ustvari obsežen PR-načrt. Če delate na omejenem proračunu, bo veliko PR agencij izven vašega cenovnega razreda. Na splošno PR agencije delajo na mesečnem zadrževalniku, ki po pogodbi izpolni določeno število sporočil za javnost in drugih PR nalog za vas.
Manjše PR agencije lahko za določeno število storitev, vključno s sporočili za javnost, zaračunajo manj kot 1.000 USD na mesec, medtem ko večje podjetje za butične PR lahko zaračuna do 10.000 dolarjev na mesec. Vendar ne pozabite, da obstajajo PR agencije, ki delujejo po načrtu.
Kako promovirati svoje sporočilo za javnost
Promocija je ključnega pomena za to, da svoje sporočilo za javnost postavite pred prave oči in na dovolj miz, da boste lahko vplivali.
1. Sestavite seznam medijskih stikov
Če ste tip »naredi sam« ali če ciljate na lokalne medije, lahko takoj ustvarite svoj seznam medijskih stikov. Enostavno zapišite ime, položaj in e-poštni naslov vsakega stika za sporočilo za javnost in ne pozabite redno posodabljati tega seznama, saj uredniki pogosto menjajo delovna mesta v podjetjih.
Če želite poslati sporočilo za javnost, preprosto pošljite sporočilo ustreznemu urejevalniku. Prepričajte se, da ste v sporočilu vključili sporočilo za javnost in spremno fotografijo in ne kot prilogo. Da bi povečali možnosti za odprtje svojega e-poštnega sporočila, v vrstico z naslovom e-pošte vključite naslov sporočila za javnost.
2. Nakup imenika
Odličen način za dostop do številnih ciljanih stikov je nakup seznama imenikov. Z imeniki lahko izberete splošne ali bolj specializirane kontaktne podatke za medije. Seveda se lahko cene teh imenikov znatno razlikujejo. Nekateri priljubljeni imeniki vključujejo Burelle's Media Directory (60 do 1000 USD) in Bacon's Information, Inc. imenike (od 425 do 1350 dolarjev).
3. Uporabite storitev distribucije za javnost
Podjetja, kot so PR Newswire in PRWeb, lahko razširijo vaše sporočilo za javnost za določeno plačilo, ki se pogosto giblje od 100 do 500 dolarjev. Te storitve distribucije ustvarijo prilagojeno zbirko medijev in razširijo sporočila za javnost do ustreznih stikov.
Končna beseda
Ko pridobite pozornost medijev, je pomembno, da je vaše podjetje pripravljeno na pozornost in morebitni priliv podjetij, ki lahko izhaja iz medijske pozornosti. Bodite na voljo, hitro vrnite klice in se prepričajte, da imate dovolj osebja, pasovne širine in razpoložljivega izdelka. V nasprotnem primeru lahko novinarji in meceni zlahka postanejo frustrirani in delijo negativne informacije o svojih izkušnjah.
Poleg tega je pomembno, da ostanete v stiku, ko kakšen novinar vodi zgodbo o vas in vašem podjetju. Oglaševanje ni enkratna stvar, in če želite biti uspešni, je v vašem interesu, da na seznam stikov še naprej pošiljate zanimive in ustrezne izjave za javnost ter nasvete o notranjih informacijah..
Katere druge nasvete lahko predlagate za izdelavo in distribucijo uspešnega sporočila za javnost?
