8 načinov za povečanje produktivnosti zaposlenih v vašem majhnem podjetju

Kaj pa vaša ekipa? Za razliko od velikanskih korporacij nimate velikega proračuna za plače, zato je treba vsako minuto, ko je vaša ekipa na poti, uporabiti kar se da učinkovito..

Vendar imajo delavci v ZDA težave s produktivnostjo. V službi preživimo več časa kot večina drugih industrijsko razvitih držav, vendar ves ta dodatni čas še ne pomeni, da bomo še bolj končani. Dejansko je produktivnost od velike recesije na splošno v padajočem trendu.

Eden najboljših načinov za povečanje produktivnosti je povečanje angažiranosti zaposlenih, ker produktivnost in angažiranost gresta z roko v roki. Vendar pa obstaja veliko drugih stroškovno učinkovitih strategij, s katerimi lahko več izkoristite svojo ekipo.

Pomen uravnoteženosti dela in življenja

Preden izvedete načrte za povečanje produktivnosti svoje ekipe, je pomembno razumeti psihologijo, ki stoji za samo produktivnostjo. Kaj točno je to, zaradi česar so nekateri delavci bolj produktivni kot drugi?

Odgovor je dokaj preprost. Raziskave z Univerze v Warwicku so pokazale, da so delavci zadovoljni za 12%. Sreča in pozitivno ravnovesje med poklicnim in zasebnim življenjem se pogosto prenašata v delavce, ki so angažirani, predani in kar je najpomembneje, produktivni.

Če se to sliši preveč preprosto, poglejte na trg dela na Danskem. Danci so po raziskavi svetovnih vrednot najsrečnejši na svetu in to vključuje čas, ki ga preživijo v službi. Dansko ministrstvo za zunanje zadeve navaja, da so tudi druga najbolj produktivna država v Evropski uniji.

Indeks boljšega življenja OECD uvršča Dansko in Nizozemsko na vrh seznama držav z najboljšim razmerjem med poklicnim in zasebnim življenjem. Kot ugibate, so ZDA skoraj na dnu.

Na podlagi tega lahko sklepamo, da kolikor več si prizadevate za izboljšanje zdravja, sreče in ravnovesja med delom in zasebnim življenjem, več vam bo prineslo uslugo z večjo produktivnostjo. To posledično vodi do večjega dobička za vas in do boljšega delovnega okolja za vse.

Kako povečati storilnost svoje ekipe

Za izboljšanje delovnega življenja ljudi ni potreben ogromen proračun za plače. Kot lastnik majhnega podjetja lahko veliko naredite za izboljšanje svoje ekipe.

1. Nastavite si razumne delovne ure

Mogoče se zdi kontraproduktivno, vendar za to potrebuje vaša ekipa manj jih lahko navdihne za proizvodnjo več.

Po podatkih podjetja Fast Company delavci na Danskem običajno delajo le 33 ur na teden. Vsako leto imajo vsaj pet do šest tednov dopusta (skupaj z letnim porodniškim dopustom, ko ga potrebujejo).

V ZDA se dolge ure pogosto vidijo kot znak zavzetosti. Vendar lahko to povzroči "prezentiranost", ko delavci delajo, vendar ne delujejo v polni zmogljivosti zaradi bolezni, pomanjkanja spanja ali drugih zdravstvenih dejavnikov. Harvard Business Review navaja, da lahko predstavništvoizem zmanjša individualno produktivnost za tretjino. Dolge ure lahko še dodatno zmanjšajo produktivnost zaradi stresa, odklopa in neravnovesja med poklicnim in zasebnim življenjem.

Da bi se borili proti temu, storite vse, kar lahko, da zmanjšate število ur svoje ekipe. Pustite ljudi, da gredo domov v petek popoldne ali jim omogočite, da pridejo pozneje v ponedeljek zjutraj. To ne bo samo zmanjšalo stroškov dela v vašem podjetju, ampak boste verjetno ugotovili, da bo vaša ekipa v zameno delala bolj trdo.

2. Bodite prilagodljivi pri načrtovanju

Zmanjšanje ur je ena od strategij za povečanje produktivnosti; biti prilagodljiv pri teh delovnih urah je tesno povezan.

Vsake potrebe bodo drugačne, zato se z ljudmi pogovorite, če želite to ugotoviti kje potrebujejo večjo prožnost s svojim delovnim tednom. Na primer, morda imate eno osebo, ki bi radi obiskovala daljši oddih za kosilo ob torkih, da bi se udeležila tečaja joge, medtem ko bi kdo drug rad odšel zgodaj ob sredah, da bi vzel otroka iz vrtca.

Glede na vaše podjetje morda ali ne boste mogli zadovoljiti vseh potreb. Če pa ugotovite, kdo kaj potrebuje, in po svojih najboljših močeh, da svoji skupini zagotovite več prožnosti, bo pokazalo, da vam je mar za njihovo srečo in dobro počutje. To pa lahko poveča sodelovanje in vodi do večje produktivnosti.

3. Dajte svoji ekipi več samostojnosti

Vsaka družba ima različne kulturne norme in vrednote. In te norme in vrednote neposredno vplivajo na to, kako se obnašamo. V zgodnjih 70. letih prejšnjega stoletja je psiholog Geert Hofstede razvil okvir za merjenje teh družbenih norm s pomočjo Hofstedejevih kulturnih razsežnosti.

Kulturne dimenzije Hofstedeja merijo šest razsežnosti znotraj vsake kulture. Tej vključujejo:

• Indeks razdalje moči
• Individualizem vs kolektivizem
• Izogibanje negotovosti
• Moškost proti ženskosti
• Dolgoročna usmeritev proti kratkoročni usmeritvi
• Privoščljivost proti zadržanosti

Ko razumete edinstvene razsežnosti kulture in kako se njihove skupne vrednote razlikujejo od vaših, lahko postanete boljši komunikator in boljši menedžer.

Torej, kaj vse to ima s povečanjem produktivnosti v vašem majhnem podjetju? No, kar nekaj, še posebej, ko gre za avtonomijo.

Avtonomija ali pomanjkanje le-te je neposredno povezano z indeksom razdalje moči. Razdalja moči je pričakovanje in prepričanje, da se moč porazdeli neenakomerno. V državah z visokim indeksom razdalje moči manj močni člani organizacije verjamejo v neenakost moči. Njihov vodja jim pove, kaj naj naredijo, in to počnejo brez vprašanja. V državah z nizkim indeksom oddaljenosti moči člani skupine menijo, da so enakovredno s šefom. Odnos je bolj za sodelovanje in manj za "šefa in zaposlenega."

Ne sme presenetiti, da imajo ZDA visok indeks razdalje moči; smo na 40. mestu. Danska ima najnižji indeks moči na svetu; uvrščeni so pri 18.

Danci imajo bogato in pooblaščeno delovno življenje deloma tudi zato, ker imajo veliko mero samostojnosti. In veliko je raziskav, ki podpirajo to, kar Danci poznajo že leta: Več samostojnosti = večja sreča = večja produktivnost.

Študija, objavljena v reviji European Journal of Work and Organizational Psychology, je pokazala, da so imeli delavci, ki so imeli večjo samostojnost in podporo, večje zadovoljstvo in motivacijo. Druga študija, objavljena v Nordic Journal of Working Life Studies, je pokazala, da decentralizirano odločanje (znano tudi kot samostojnost) vodi do večje produktivnosti finskih delavcev.

Vse to kaže na isti zaključek: Več nadzora kot boste predali članom svoje ekipe, srečnejši in bolj produktivni bodo.

Pomembno je pojasniti, da večja samostojnost vaše ekipe ne pomeni, da jim pustite, da delajo, kar hočejo, kadar hočejo. Vsak zaposleni potrebuje meje. Toda namesto da ljudem poveste, kaj naj počnejo, jim povejte, kaj želite videti, in jim nato dovolite, da izberejo, kako to storiti. Ima svobodo izbire kako opravljati svoje delo je bistveni sestavni del avtonomije.

Dajte svojim ljudem moč, da sami sprejemajo svoje odločitve, kadar je to mogoče. In pokažite, da jim zaupate, da svoje delo opravljajo tako, da odstopajo. Morda boste presenečeni nad tem, koliko več se naredi, ko boste predali vajeti.

4. Poskusite omejiti prekinitve

Po poročanju Washington Posta se tipični delavec prekine ali zamenja naloge vsake tri minute. In lahko traja 20 minut ali več, da se vrnejo tja, kjer so odšli.

Prekinitve so velik zalogaj za produktivnost in lahko nas oropajo naših najboljših idej in truda. Čeprav se pogosto prisilimo, da delamo hitreje, da nadoknadimo izgubljeni čas, povečana hitrost pride na ceno.

Raziskovalci z univerze Humboldt so ugotovili, da so delavci, ki so jih nenehno motili, nadomestili ta izgubljeni čas s tem, da so hitreje delali, da bi opravili svojo nalogo. Čeprav to ni presenečenje (konec koncev vsi to počnemo), povečana hitrost vodi do večjega stresa, časovnega pritiska in frustracij. Ti dejavniki lahko omejijo produktivnost pri prihodnjih nalogah.

Washington Post je intervjuval strokovnjaka za učinkovitost Edwarda G. Browna, ki predlaga oblikovanje sporazuma o časovnem zaklepanju s člani skupine. Časovno zaklepanje je dogovorjeni "tihi čas", ko se lahko vsakdo preprosto osredotoči na svoje delo. S časovno zaporo se morajo delavci pisno strinjati, da svojih sodelavcev ne bodo motili, razen če pride do nujnih primerov.

Brown navaja, da je ena stranka konzervativno ocenila, da se je osebna produktivnost, ko je začela uporabljati Time Lock tehniko, povečala za 40% do 60%.

Seveda vaše podjetje morda ne bo moglo uporabljati te tehnike. S svojimi ljudmi se pogovorite o vrstah prekinitev, s katerimi se vsakodnevno ali tedensko srečujejo. Ugotovite, katere prekinitve najbolj škodujejo njihovi produktivnosti in storite vse, kar lahko, da jih zmanjšate ali odpravite.

5. Najemite podporne ljudi

Začnimo z izmišljenim scenarijem. V svojem poslu imate dva voditelja. Vaš prvi upravitelj Bill spremlja vse v svoji ekipi z očmi sokola. Če se stranka pritoži, takoj domneva, da je kriva njegova ekipa, in hitro sporoči vsem, da ni zadovoljen z njihovo uspešnostjo. Njegova ekipa deluje v okolju napetosti, nezaupanja in strahu.

Sarah, tvoja druga vodja, je popolno nasprotje. S svojo ekipo ravna kot z družino. Hitro nekomu prisluhne in posluša novo idejo ali pobudo. Vedno posluša obe strani zgodbe, in ko jo nekdo v njeni ekipi potrebuje, jo dobi nazaj. Vzdušje pod Sarah je ugodno, prijazno in sproščeno.

Če bi bil uslužbenec, bi se za katerega managerja najbolj potrudil?

Vaša ekipa potrebuje podporo pri delu, prva vrstica podpore pa je pri njihovem vodji, ne glede na to, ali ste to vi ali nekdo, ki ste ga najeli. Če želite povečati produktivnost svoje ekipe, si morate natančno ogledati svoje vodje (ali lasten slog upravljanja).

Najboljši menedžerji vodijo politiko odprtih vrat. To pomeni, da so njihova vrata vedno odprta, da lahko člani skupine pridejo in izrazijo svoje skrbi, postavijo vprašanja ali razpravljajo o težavah. Če se člani ekipe ne bodo počutili udobno v komunikaciji s svojim vodjem ali če se bojijo, da jim bodo ostro sodili tako, da bodo razkrili, da ne vedo, kako nekaj storiti, bo produktivnost padla.

Nato se prepričajte, da vaša ekipa ve, da lahko računajo na vašo podporo. Pokažite to zavzetost iz dneva v dan in se ne odvračajte, če potrebuje čas, da pridobite njihovo zaupanje (zlasti če je delovno okolje strupeno). Sčasoma bodo vaši ljudje videli, da ste dobili hrbet. Njihova zavzetost (in produktivnost) se bosta izboljšala.

6. Spoštujte njihove meje

Vedno bo na voljo še en telefonski klic za vrnitev in še en e-poštni odgovor. "Digitalno lezenje" delovnega življenja 21. stoletja vpliva na vse, šefa in zaposlene. Vendar pričakovanje, da se člani skupine odzovejo na e-poštna sporočila ob 22. uri ali dokončajo delo v svojih prostih dneh, ni samo nerazumno, je tudi nezdravo.

Če želite povečati produktivnost, je pomembno, da se zavedate, da imajo zaposleni življenje zunaj dela. To velja tudi za odmore za kosilo. Študija, objavljena v Academy of Journal Journal, je pokazala, da je produktivnost padla (in utrujenost se je povečala), ko so delavci preskočili kosilo.

Delavci se lahko težko opustijo dela, zlasti v Združenih državah Amerike (kjer so dolge ure pogosto videti kot večja zaveza). Torej, obvestite svoje ljudi, da cenite njihovo življenje zunaj dela. Vprašajte jih o njihovih družinah in hobijih ter jih spodbudite, da si določijo čas za te dejavnosti in obveznosti, tako kot se sestajajo s sestanki in projekti.

Voditi morate tudi z zgledom. Vložite čas v svojo družino, hobije ali duhovne aktivnosti in se o svojih interesih pogovorite s svojo ekipo. Kadar koli je mogoče, se izogibajte pošiljanju e-poštnih sporočil svojim ljudem, kadar niso v službi.

Nazadnje, poskrbite, da si bodo vsi v vaši ekipi privoščili pravi odmor za kosilo; to pomeni, da jedo zunaj svojih miz, v najboljšem primeru zunaj, kjer lahko dobijo nekaj sonca in svežega zraka. Če je mogoče, ustvarite čist in vabljiv prostor, da bodo jedli, tako v zaprtih prostorih kot na prostem.

7. Spremljanje ravni stresa

Morda mislite, da bi večji stres privedel do zmanjšanja produktivnosti. To je res, vendar le na določeni točki. Obstaja čarobna planota, ko stres lahko dejansko porast produktivnost.

Zakon Yerkes-Dodson, ki sta ga leta 1908 razvila psihologa Robert Yerkes in John Dillingham Dodson, narekuje, da se uspešnost in produktivnost povečujeta, ko se stopnja vzburjenja (stresa) zvišuje. Če pa nivo stresa postane previsok, produktivnost začne upadati.

Na primer, kako pogosto ste se znašli pred zahtevnim rokom, za katerega niste bili prepričani, da bi ga lahko srečali? Ste plapolali ali ste ustvarili kakšno svoje najboljše delo? Če naloga ni bila preveč zahtevna, se boste verjetno prijetno postavili. To je zakon Yerkes-Dodson v akciji. Ko sta stres in zapletenost na pravih ravneh, se uspešnost poveča.

Zdaj je težaven del vedeti, koliko stresa vodi k optimalni učinkovitosti. Nove ali težke naloge zahtevajo manj vzburjenja za optimalno delovanje, medtem ko znane ali enostavne naloge zahtevajo višjo raven stresa za povečanje motivacije in produktivnosti.

Zato je pomembno pogledati, kaj počnejo vaši zaposleni, in analizirati, koliko stresa bi lahko bilo povezano z različnimi nalogami. Nato lahko sprejmete ukrepe za povečanje ali zmanjšanje stopnje vzburjenja, da povečate storilnost.

Tu je primer: Zamislite si, da ste od Pam, enega od zaposlenih, prosili, naj napiše mesečno glasilo o strankah. To je storila že nekajkrat, in čeprav dobro piše, običajno opravi nekaj dni, da opravi nalogo. Zanjo je to dobro znana naloga z nizkim vzburjenjem, zato bi jo morda nekoliko vlekla po nogah.

Lahko bi izboljšali njeno produktivnost, tako da bo naloga postala bolj zahtevna; na primer, da jo vprašate, da opravi intervju s stranko za to mesečno novice ali ji določi krajši rok.

Na nasprotnem koncu spektra je Daniel. Pravkar ste ga postavili za pripravo tedenskih finančnih poročil vaših podjetij. Tega se še vedno uči in vsak teden dela več napak. Ne pomaga, da je treba poročila pripraviti najpozneje v petek popoldne. Glede na druge odgovornosti se mu zdi skoraj nemogoče izpolniti ta rok.

To je primer nove in težke naloge, ki ima tudi veliko vzburjenja (od kratkih rokov in zapletenosti naloge). V tem primeru bi radi storili vse, kar je bilo v moji moči, da bi Daniela razbremenili nekaterih drugih odgovornosti, da bi znižali raven stresa, da bi nato lahko vložil več časa in energije za učenje, kako ustvarjati finančna poročila.

Bistveno je, da se osredotočite na ravnotežje, ko gre za analizo nalog in ravni stresa. Če preveč vzburite zaradi napačnih nalog, boste na koncu znižali produktivnost.

8. Uporabite strategije upravljanja s časom

Druga strategija, ki jo lahko uporabite za povečanje produktivnosti, je, da svojo ekipo naučite učinkovitih strategij upravljanja s časom. Ena izmed priljubljenih strategij je tehnika Pomodoro, ki jo je v poznih osemdesetih letih razvil Francesco Cirillo.

Tehnika je osvežujoče preprosta. S časovnikom delate namensko količino časa, običajno 25 minut. Nato si privoščite kratek oddih, običajno 3-5 minut. Ti odmori se imenujejo pomodoros, Italijanščina za "paradižnik", imenovana za časovnik v obliki paradižnika, ki ga je Cirillo uporabljal, ko je bil študent.

Po štirih pomodorah si vzamete daljši oddih, običajno 15-30 minut.

Strategija deluje iz več razlogov. Prvič, odkljukanje časovnika vam pomaga, da ostanete osredotočeni na nalogo. Čas dobesedno lahko slišite, kar je lahko zelo motivirajoče. Časovnik vas opozarja tudi na kratke odmore. Raziskave so vedno znova pokazale, da pogosti odmori dejansko povečajo produktivnost.

Študija, objavljena v reviji Ergonomics, je pokazala, da so pogosti, kratki odmori, še posebej, kadar jih spremlja raztezanje, povzročili večjo produktivnost v primerjavi z manjšimi, daljšimi odmori. Druga študija, objavljena v reviji Work & Stress, je pokazala, da so pogosti odmori počitka eden najbolj učinkovitih načinov za vzdrževanje delovne uspešnosti.

Pomembno je učinkovito upravljanje časa in pogosti odmori. Pomembno pa je tudi, kaj počnete z odmori. Raziskovalci z MIT so ugotovili, da se je produktivnost, pa tudi moč same družbene skupine, ko so si zaposleni delali odmore s kolegi v svoji družbeni skupini, povečala. Uspešnost lahko še povečate, ko razporedite odmore zaposlenega s kolegi, s katerimi so prijatelji.

Učinkovitost se lahko poveča tudi, ko se delavci odpravijo na sonce in svež zrak, zato spodbujajte člane skupine, da se na odmrih odpravijo na sprehod. To je še eno področje, kjer lahko najbolje vodite z zgledom. Vzemite si pogoste odmore in se potrudite, da pridete ven na kakšno vadbo.

Končna beseda

Običajno lastniki malih podjetij nikoli nimajo dovolj časa ali denarja, da naredijo vse, kar želijo. Toda za povečanje produktivnosti ni treba veliko vlagati. Večino časa preprosto potrebujejo večjo ozaveščenost lastnikov in upravljavcev.

Če ste lastnik podjetja, kaj storite, da bi spodbudili večjo produktivnost svoje ekipe? Če delate za večjo organizacijo, kaj vaše podjetje naredi za povečanje produktivnosti?