Kako preprečiti goljufije in kraje zaposlenih v svojem podjetju - politike in načrti

Čeprav se vam zdi, da so goljufi zakrčeni kriminalci, ki skačejo iz službe v službo, časopis za knjigovodstvo poroča, da je večina posameznikov, ki storijo poklicno goljufijo, prvič storilci kaznivih dejanj. Prav tako zelo malo goljufov sprejme delo z namenom, da bi ogoljufali posel.

To pomeni, da skrbne prakse najema in temeljito preverjanje preteklosti niso dovolj, da se prepreči goljufija pri vašem podjetju. Vendar pa obstajajo nekateri dejavniki, zaradi katerih posameznik bolj verjetno naredi goljufijo.

Združenje pooblaščenih preiskovalcev goljufij trdi, da obstajajo trije elementi, ki običajno obstajajo, kadar pride do goljufije. Prvič, posameznik, ki zagreši goljufijo, občuti finančni pritisk - visoki dolgovi, razkošen življenjski slog, družinski člani s finančnimi težavami in zasvojenost z igrami na srečo so potencialni viri pritiska.

Drugič, posameznik potrebuje način za racionalizacijo goljufije. Notranji monolog "Nisem dovolj plačan", "delam težje kot šef," podjetje tega nikoli ne bo zamudil "in" zaslužim si to "vse pomaga človeku, da upraviči neetično vedenje.

Nazadnje posamezniki potrebujejo priložnost za goljufijo. Medtem ko kot lastnik podjetja ne morete vedno vplivati ​​na finančni položaj ali odnos posameznikov, lahko dejavnik priložnosti vplivate s preverjanjem in ravnotežjem ter ustreznim notranjim nadzorom.

Pogoste vrste prevar

1. Nepripravljanje sredstev

Po navedbah združenja pooblaščenih preiskovalcev goljufij je zloraba premoženja najpogostejša vrsta goljufij, ki se pojavljajo v malih podjetjih. Do zlorabe premoženja pride, ko zaposleni ali izvajalec oblikuje shemo za krajo ali zlorabo virov podjetja, kot so gotovina ali zaloga.

Bodite pozorni na to, kako vaše podjetje zbira denar od strank. Če pravih ukrepov ni, lahko posameznik prestreže denar in ga skrije pred lastnikom.

2. posnemanje

Skimming, priljubljen način za krajo gotovine, vključuje krajo dohodnega plačila, preden ga je mogoče v celoti zabeležiti v finančnih evidencah podjetja. Recimo, da želi stranka izdelek kupiti v trgovini z opeko in malto. Navidezni prodajni uslužbenec bi lahko sprejel plačilo za blago, vendar namesto snemanja transakcije žepnil gotovino.

S skimmingom lahko zaposleni zabeleži le del plačila - na primer beleži le 50 USD, plačanih, ko je bilo dano 100 USD - ali plačila ne zapiše v celoti. Ker prodajna transakcija ni zabeležena, tudi zalog trgovine ni posodobljen. To pomeni, da bo dejanski popis podjetij v resnici manjši od tistega, kar se odraža v računovodskih evidencah.

Za posnemanje niso dovzetni samo osebni posli. Računovodski ali pisarniški uslužbenec, ki prejme plačila strank, lahko tudi žepne dohodne gotovine. Zaposleni lahko nato ponareja kreditno sporočilo ali odpiše račun kot ne-zbiralen, tako da podjetje ne opazi, da plačilo manjka.

Kompleksna, a dokaj pogosta prevara o plačilu terjatev s plačilnimi sredstvi vključuje prepoved plačil strank. V plačilni shemi knjigovodja ali računovodja žepi plačilo z gotovino, ki ga stranka opravi na račun te stranke. Za prikrivanje primanjkljaja računovodja uporabi plačilo, ki ga je prejel od druge stranke na račun prve stranke. Če druga stranka opazi napačno stanje na računu, računovodja uporabi plačilo tretje stranke za pokritje primanjkljaja - in tako naprej.

Ker so plačila tako napačno vodena, nekdo na koncu vedno poseže po shemi. Kljub temu lahko goljufi mesece ali celo leta spremljajo sheme zatiranja, ne da bi jih prijeli.

3. Gotovina Larceny

Denarna krača je podobna skimmingu v smislu, da zaposleni ali pogodbeni delavec krade dohodne gotovine. Razlika z denarno krajo je v tem, da zaposleni ukrade denar, potem ko je bil zapisan v poslovnih knjigah.

Na primer lahko zaposleni ukrade denar iz blagajne, potem ko je transakcija zabeležena. Zaposleni lahko zabeleži goljufivo izplačilo blagajne, da prikrije dejstvo, da denar manjka. Na primer, lahko zaposleni razveljavi prejšnjo prodajo ali povrne povračilo in vzame ustrezno gotovino iz registra.

Znaki, da se denar ukrade
Sheme za shujševanje, ki vključujejo prestrezanje gotovine, preden so zabeležene, je težko zaznati. Morda boste opazili te opozorilne znake:

• Nizka zaloga. Če je dejanski zalog v trgovini manjši od tistega, ki bi bil v skladu s knjigami, je možno, da zaposleni ne beleži vse prodaje.
• Vrzeli v oštevilčenih dokumentih. Za restavracije in druga podjetja, ki uporabljajo že oštevilčene bonove, lahko vrzel v bonih pomeni, da je zaposleni vrgel potrdilo in obdržal denar.
• Pritožbe strank. Če zaposleni zamuja s plačili, se stranke navadno oglasijo in se pritožujejo, da njihove izjave niso v redu.
• Nizki prihodki v nekaterih izmenah. Če je denarni znesek manjši, kadar dela določen zaposleni, to lahko kaže na krajo gotovine.

Notranji nadzor za preprečevanje kraje gotovine

• Za izdajo kreditov, neveljavne prodaje ali odpisnih računov zahtevajte dovoljenje upravitelja. Ko je v transakcijo vključen nekdo drug, ima manjkajoči zaposleni manj možnosti, da bi neopaženo ukradli.
• Izdajte mesečne izpiske računa. Zaposleni so manj verjetno, da se bodo zapletali s plačili strank, če stranke redno posodabljajo stanje na svojem računu.
• Zavod Obvezni čas počitnic in rotacije delovnih mest. Programi zapiranja se hitro razpadejo, ko delavec, ki je kriv, nima možnosti premikati gotovine.
• Opravite presenečenje gotovine. S primerjavo gotovine v registru z denarnimi prejemki lahko vodje hitro ugotovijo razlike v gotovini.
• Video kamere. Zaposleni so manj verjetno, da se obnašajo slabo, če obstaja video kamera, ki spremlja registre.
• Škatle za zaklepanje. Če plačila strank neposredno pošljejo na bančno omarico, gotovina ne prehaja skozi roke zaposlenih in zaposleni nimajo možnosti, da bi jo ukradli.

4. Lažne denarne izplačila

Drugi prevaranti namesto da bi dvignili denar, ko se ukvarjajo s posli, kradejo izplačane denarne izplačila. Od vseh načinov, kako zaposleni in pogodbeni izvajalci zlorabljajo premoženje podjetja, je kraja gotovine z izmišljivim denarnim izplačilom najpogostejša taktika.

5. Sheme za obračun

Zaposleni lahko zaračunajo za blago in storitve, ki jih podjetje nikoli ni prejelo in žepijo gotovine. Zaposleni ponareja račune z izdelanimi storitvami ali izdelki in, ko je ček izplačan, ga prevarant sam izplača. Zaposleni ima plačilo, izdano neobstoječemu prodajalcu, pri čemer uporablja ime lupinske družbe, ki jo ima zaposleni ali prijatelj ali družinski član.

Zaposleni se lahko dogovarjajo tudi z obstoječim prodajalcem, da podjetje preplača za izdelke. V zameno za potiskanje napihnjenega računa prodajalec zaposlenemu zniža dobiček.

Znaki sheme obračunavanja

• Cene prodajalca so se v bistvu dvignile. Ko so se cene enega prodajalca zvišale za višji odstotek od industrijske norme, je mogoče, da ne boste dobili poštenega posla.
• Preferenca zaposlenih za določenega prodajalca. Zaposleni, ki vztraja pri določenem prodajalcu ali ni odprt za sprejemanje ponudb drugih izvajalcev, lahko dobi povratno pomoč.

Notranji nadzor za preprečevanje sheme obračunavanja

• Vzdržujte odobren seznam dobaviteljev in samo pišite čeke odobrenim prodajalcem. To vam preprečuje plačevanje z lupino podjetjem ali prijatelji zaposlenih. Preden na seznam dodate prodajalca, opravite nekaj raziskav in se prepričajte, da je zakonito podjetje.
• Skupaj s potrjenim seznamom prodajalcev vodite potrjen cenik. To zaposlenim otežuje zvišanje cen v dogovarjanju z prodajalci.
• Preden podpišete čeke, prosite za kopijo prejemnega poročila. Tako podpišete samo čeke za izdelke, ki jih je podjetje dejansko prejelo.

6. Sheme za povračilo stroškov

Drug način, kako izplačati denar iz podjetja, je ponarejanje poročil o stroških. Zaposleni lahko dobijo umetno velik pregled povračila stroškov, tako da dodajo osebne stroške, neobstoječe stroške ali drugače napihnejo stroške na zahtevo za povračilo stroškov.

Znaki sistema povračil stroškov

• Ekstravagantna poročila o odhodkih. Če so določena poročila o odhodkih za zaposlene višja od povprečnih preteklih ali drugih poročil, je znak, da zaposleni porabijo preveč.
• Zaposleni ne oddaja prejemkov. Če originalni prejemki niso priloženi poročilu o stroških, nikoli ne veste, ali je uslužbenec dejansko povzročil stroške.

Notranji nadzor za preprečevanje shem povračila stroškov

• Zahtevajte prejemke za povračilo stroškov. Če tega ne storite, lahko zaposleni prištejejo stroške, ki jih v resnici niso nikoli imeli.
• Dokumentirajte pravilnik o povračilu stroškov vašega podjetja. V njem naj bo jasno, katere vrste stroškov se lahko povrnejo in kaj ni primerno za povračilo. Vsem zaposlenim zagotovite kopijo pravilnika.
• Primerjajte poročila o odhodkih vseh zaposlenih, ki so odšli na določeno potovanje. Če je eden precej višji od drugih, je to znak, da so stroški napihnjeni ali pa zaposleni namensko porabi.

7. Preverite sheme nedovoljenega posega

Zaposleni ali pogodbeni izvajalci, ki imajo dostop do odhodnih pregledov podjetij, jih lahko posegajo v svojo korist. Če prazni čeki niso varni, jih lahko nekdo ukrade in jih izroči sebi ali prijatelju. Knjigovodja, ki pripravi čeke za podpis lastnika podjetja, lahko pozneje spremeni ime na čeku, ga prestreže in unovči sam.

Znaki nedovoljenega preverjanja

• Vrzeli pri preverjanju številk. Če je v oštevilčenih praznih čekih zaporedna vrzel, je mogoče kdo dvignil nekaj.
• Pritožbe prodajalca. Ko vas prodajalec obvesti, da ni prejel plačil, čeprav ste prekinili ček, je morda plačilo prestreženo.

Notranji nadzor za preprečevanje nedovoljenih posegov

• Prazne preglede naj bodo varne. Vedno bi jih morali zapreti v vaši pisarni. Ne delite svojega ključa in izdajte čekov samo, ko jih bo vaše knjigovodsko osebje pripravljeno natisniti.
• Vsak mesec preglejte izpisek poslovne banke. Poiščite čeke, ki jih ne prepoznate. Prosi svojo banko, naj vključi pregled slik vplačanih čekov, da se prepričaš, da niso bili poseženi pred odobritvijo.

8. Kraja zalog in drugih sredstev

Tudi če je vaša gotovina varna, lahko zaposleni najdejo načine za krajo ali zlorabo fizičnih sredstev, kot so računalniki, izdelki podjetja in zaloge.

Sprejemanje shem
Zaposleni, ki sodelujejo v postopku prejema, lahko na kraju dostave ukradejo zaloge ali izdelke. Zaposleni v spletnem dnevniku lahko spremenijo vhodno poročilo o odpremi in podjetje, ki prejme poročilo, da prikrijejo prevaro. Če imajo tudi ti zaposleni dostop do dokumentacije o nakupu, lahko spremenijo zahtevo za nakup in ustrezajo ponarejenim poročilom o odpremi.

9. Asset Larceny

Če ni veliko fizičnega nadzora za spremljanje premoženja, lahko zaposleni in pogodbeni izvajalci podjetja preprosto odvzamejo premoženje podjetja in ga nikoli ne vrnejo..

Znaki, da se sredstva ukradejo

• Nizka zaloga. Če je zaloga po knjigah višja od dejanske zaloge, bi lahko kdo ukradel.
• Dokumentacija inventarja slabe kakovosti. Če podpora za nakup in prejemanje dokumentov ni izvirnik ali se zdi, da je bila spremenjena, se morda ukvarjate z delom lopov..

Notranji nadzor za preprečevanje kraje fizičnih sredstev

• Izvedite naključna števila zalog. To vas lahko opozori na pomanjkanje zalog in zaposlene manj verjetno, da bodo kradle.
• Ločene dajatve za popis. Ista oseba ne bi smela biti odgovorna za nakup izdelkov in njihovo prejemanje.
• Namestite varnostne kamere. Zlasti spremljajte prostore in območja, v katerih se hranijo zaloge in dragoceni izdelki.
• Zaščita zalog in premoženja. Območja z dragocenimi sredstvi je treba zaklepati, če je le mogoče, ključe pa naj imajo le nekateri zaposleni.

Več nasvetov za preprečevanje goljufij v malih podjetjih

Poleg tega obstajajo splošne strategije, s katerimi se lahko izognete goljufijam. S spreminjanjem načina upravljanja in prenosa nalog lahko zmanjšate možnost, da bo nekdo ogrozil vaše podjetje.

1. Poznajte svoje zaposlene

Cowan, Gunteski & Co., podjetje za CPA, ugotavlja, da lahko potencialne goljufije zataknete, če se zavedate sprememb v vedenju in odnosu zaposlenih. Občasno se posvetujte s svojimi zaposlenimi in si vzemite čas za klepet o tem, kako gredo stvari.

Še posebej pazite na te vedenjske lastnosti, ki so najpogosteje povezane z goljufi:

• Živijo preko svojih sredstev - na primer zaposleni z nizko plačo, ki vozi luksuzno vozilo ali si privošči sijajne počitnice
• Imate finančne težave ali imate težave s postavljanjem koncev
• Vzdrževanje nenavadno tesnih odnosov z določenim prodajalcem
• Ne da bi dovolil drugemu zaposlenemu, da prevzame nekatere svoje dolžnosti
• Nikoli ne kličete bolnih ali si dopustite
• Skozi ločitev ali težave z družinskimi težavami

Seveda nikoli ne želite domnevati, da zaposleni kradejo samo zato, ker kažejo nekatere od teh lastnosti. Kljub temu, če sumite, da se goljufija dogaja, lahko svoja prizadevanja za spremljanje in preprečevanje goljufij usmerite v oddelke in področja, kjer zaposleni z visokim tveganjem. Poskusite pomagati uslužbencem, ki so na kakršen koli način pod stresom ali se finančno borijo - ohranili boste več delavcev in si ustvarili zvestobo zaposlenih.

2. Upravljajte s integriteto

Kako se obnašate kot lastnik podjetja, lahko vpliva na odnos zaposlenih do kraje. Če režete vogale in ne delujete etično, so ljudje, ki delajo za vas, bolj nagnjeni k temu. Če pa se v svojih poslovnih odnosih usklajeno trudite biti pošteni in etični, bodo zaposleni razumeli, da se od njih pričakuje isto vedenje.

Ustvarite kodeks ravnanja, ki opisuje vrsto vedenja, ki jo pričakujete od vseh v vašem podjetju. Povejte tudi, da so vaša vrata vedno odprta za zaposlene, ki želijo deliti svoje skrbi glede poslovanja. Združenje pooblaščenih preiskovalcev goljufij je ugotovilo, da večina vodstvenih delavcev po napotitvi ugotovi za poklicno goljufijo, zato razmislite o uvedbi anonimne telefonske številke za prijavo sumov goljufije.

3. Ločene dajatve

Eden najboljših notranjih kontrol za preprečevanje goljufij je ločitev nalog. Z drugimi besedami, ena oseba ne bi smela biti odgovorna za toliko nalog, da je goljufija mogoče storiti in zakriti brez vednosti lastnikov. Da bi odstranili priložnosti za goljufije, nobena oseba ne bi smela imeti skrbništva nad premoženjem (kot so gotovina in dragoceni izdelki), zmožnostjo zapisovanja ali spreminjanja računovodskih informacij o teh sredstvih in pooblastila za odobritev transakcij s sredstvom.

Razdelitev dolžnosti je v majhnem podjetju težavna, ker preprosto nimate dovolj ljudi med katerimi bi razdelili naloge. Kljub temu je na voljo nekaj korakov, da razdelite ključne funkcije s samo dvema ali tremi zaposlenimi.

Recimo, da sta vi in ​​vodja pisarne edina dva zaposlena v vašem podjetju. Medtem ko ima upravitelj pisarne dostop do neplačanih sredstev, usklajevanja bančnega izpiska in ustvarjanja računov in bančnih vlog, bi morali biti vi tisti, ki pregleda bančni izpisek, odpre e-pošto, pregleda transakcije in odobri kreditne opombe.

Če imate tretjega zaposlenega - recimo pomočnika v pisarni -, naj ta uslužbenec uskladi bančni izpisek, odpre pošto in pripravi bančne depozite. To odvzame nekaj odgovornosti za vaš krožnik in oteži upravniku pisarne, da skrije ukradeno plačilo.

Končna beseda

Izvajanje notranjih kontrol je ključni del zaščite vašega podjetja. Vendar je v praksi to lahko nerodno.

Zaposleni in pogodbeniki morda ne razumejo, zakaj se njihove dolžnosti spreminjajo. Svojim zaposlenim sporočite, da je nadzor nad njimi zaščiten kot delavci in podjetja. Vključite jih v proces izboljšanja poslovne varnosti in jih redno prosite za prispevek. Medtem ko posamezniki opravljajo vsakodnevno delo, lahko dobijo vpogled v določene procese, ki vam bodo pomagali izboljšati nadzor. Prav tako vam lahko sporočijo, kateri elementi nadzora delujejo dobro in kateri ne.

Ste bili kdaj lastnik ali delal v podjetju, kjer je nekdo zagrešil goljufijo? Kako se je to zgodilo?